Cómo crear e imprimir una agenda telefónica

Las agendas, los sistemas de archivo y los teléfonos celulares ayudan a simplificar y a organizar nuestras vidas. Las guías telefónicas hacen una tarea similar, pero a menudo las distribuidas por las compañías telefónicas locales incluyen información extraña y ocupan un espacio precioso. Puede ser mejor crear tu propia agenda telefónica escribiendo la información de contacto de tus amigos, familiares y otros números a los que llames con mayor frecuencia. Haz varias copias de la agenda telefónica; mantén una en la oficina y pega una en tu refrigeradora con un imán decorativo para asegurar que los números importantes siempre estén a la mano.

Abre Microsoft Excel o un programa de hoja de cálculo similar. Las alternativas gratuitas son OpenOffice para usuarios de PC o NeoOffice para los usuarios de Mac.

En la columna de la izquierda coloca todos los nombres que vas a incluir en tu agenda telefónica, con el apellido primero. Resalta la columna completa haciendo clic en el encabezado. Abre el menú Datos y selecciona "Ordenar". Selecciona la opción "Ascendente" o "Descendente" para poner en orden alfabético las entradas.

Introduce los números de teléfono de todas las entradas en la segunda columna. En la tercera columna podrás optar por añadir números de teléfono celular o información de contacto adicional.

Añádele una dirección a todas las entradas en la columna siguiente. Utiliza las columnas siguientes para la ciudad, estado y código postal.

Si lo deseas puedes escribir los cumpleaños y aniversarios de boda en otra columna.

Mueve los encabezados para dejar suficiente espacio para todas las entradas del celular. Revisa la ortografía. Verifica que todas las direcciones, números de teléfono y las fechas se hayan introducido correctamente.

Guarda la hoja de cálculo en tu computadora para agregar más entradas después y para actualizar tu agenda telefónica.

Imprime la agenda telefónica. Asegúrate de que todas las entradas quepan en hojas de papel tamaño carta estándar.

Crea una portada para la agenda telefónica. Abre Microsoft Word o un procesador de textos similar. Crea un título para tu agenda telefónica, como "Los amigos de Stacy". Agrégale una fecha a la portada que te recuerde cuándo creaste la agenda para que puedas actualizarla más o menos cada año. Si lo deseas utiliza imágenes y letras prediseñadas, imprime en cartulina, papel construcción o en papel de impresora normal.

Pega la tapa. Engrapa todas las piezas, con las páginas en orden alfabético. También puedes optar por utilizar una perforadora de tres agujeros y unir las páginas con hilo.