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Cómo organizar un Departamento Administrativo

Escrito por charlie gaston | Traducido por maría font
Cómo organizar un Departamento Administrativo

Aprende la mejor manera de proveer un fuerte soporte administrativo a la dirección.

Creatas/Creatas/Getty Images

Cuando uno se enfrenta a la tarea de organizar un departamento administrativo, es mejor enfocarse en las maneras más efectivas de mejorar la eficiencia, minimizar el desperdicio y maximizar los talentos individuales de los miembros del equipo administrativo. Aunque algunos procesos variarán dependiendo de las necesidades de la alta dirección y del tamaño de la oficina, se pueden implementar técnicas básicas para tener un funcionamiento más aceitado y una oficina más eficiente.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

  1. 1

    Incrementa la eficiencia. Implementa un enfoque centrado en el desempeño a las actividades. Organiza tareas diarias y semanales con el foco en el alto desempeño más que en la finalización de largas listas de tareas.

  2. 2

    Estructura e integra las tareas administrativas más importantes de tu oficina entre el personal senior. Adjudica la tarea de gestión de los informes de gastos y ofrece apoyo administrativo a uno o más miembros de la dirección al personal senior, en lugar de a toda la oficina.

  3. 3

    Delega tareas administrativas, como abrir el correo, responder los teléfonos y la mecanografía, al personal de nivel inferior, incluyendo asistentes administrativos, secretarias e internos.

  4. 4

    Refuerza las actividades que no benefician a la organización entera. Evita las actividades que no coincidan con los objetivos fijados por el personal directivo. Por ejemplo, evita la práctica de programar viajes personales de último minuto, o delega la tarea a un miembro del personal de nivel bajo que pueda tomar y cumplir esas tareas sin afectar negativamente el flujo de trabajo.

  5. 5

    Implementa los deseos de la dirección para el cambio. Frecuentemente, la reducción es un componente necesario del cambio en una oficina administrativa, especialmente si un departamento administrativo no está trabajando cohesivamente para beneficiar a toda la organización. Una oficina llena de asistentes ejecutivos trabajando individualmente para cumplir las demandas del personal directivo independientemente de las necesidades de la organización es un ejemplo.

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