Finanzas

Cómo organizar un departamento de compras

Escrito por gail cohen | Traducido por maría marcela mennucci
Cómo organizar un departamento de compras

Aprende a organizar el departamento de compras.

Thinkstock/Comstock/Getty Images

Aunque estés en tu trabajo desde hace poco, sabes que mantener registros meticulosos, evaluar las prácticas actuales de compras, buscar relaciones con nuevos vendedores y asegurarte de que tus sistemas de operación están diseñados eficazmente son la clave para un departamento de compras organizado. Ya sea que te hayan traído para transformar una división existente de caótica a organizada, o que sólo quieras asegurarte que todo funciona eficientemente con pocos fallos, este artículo puede mostrarte la dirección correcta.

Nivel de dificultad:
Moderado

Otras personas están leyendo

Necesitarás

  • Una computadora
  • Un programa
  • Documentos de compras
  • El manual de políticas
  • Almacenamiento auditado/operación de inventario
  • Un sistema de seguridad (opcional)

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Instrucciones

  1. 1

    Empieza auditando los archivos del departamento de compras y los métodos para evaluar el sistema actual. Haz un seguimiento de los elementos pedidos para los empleados o departamentos y verifica el trabajo de los vendedores autorizados. Visita a los jefes de los departamentos para discutir las experiencias de compras previas. Obtén consejos sobre cómo mejorar los métodos de procedimiento del departamento, la trazabilidad y el cumplimiento.

  2. 2

    Obtén permiso para bosquejar un nuevo manual de políticas para el departamento de compras basado en las opiniones recibidas de los jefes de departamento, si no existe una guía actualmente o si parece que la versión actual no funciona. Escribe, edita y haz circular un bosquejo a los que toman decisiones pertinentes. Envía copias de la publicación a los gerentes para que tengan un punto de referencia para los requisitos de compra futuros.

  3. 3

    Audita los documentos que emplea tu compañía para conducir las operaciones de compras. Revisa el lenguaje de la orden de compra, acondiciona los documentos y formularios de subasta de tu compañía, evalúa el pedido de suministro comunal y otros papeles. Haz cambios, de ser necesario, para aumentar la seguridad y la eficiencia en la entrega de los elementos solicitados.

  4. 4

    Revisa y analiza el inventario de suministros de la compañía actualmente almacenados en el lugar o fuera de él. Verifica todos los inventarios con la documentación existente. Marca los excesos o falta de elementos que están en demanda constante, como los elementos de oficina. Evalúa la manera en que las compras son guardadas y retiradas por recolectores y empaquetadores. Haz mejoras en la manera en que son almacenados para disminuir las ineficiencias.

  5. 5

    Evalúa las operaciones actuales de almacenamiento, recolección y embalaje, particularmente si el descuido ha llevado a robos, fallas en las reservas y retrasos en la llegada de los suministros a los trabajadores. Investiga la posibilidad de instalar un sistema de seguridad, si aún no tienen uno, para evitar crímenes en la zona de depósito.

  6. 6

    Instaura un programa de control de calidad para que los recolectores, empaquetadores, contaduría y compras reciban información crítica sobre los envíos de suministros al mismo tiempo; particularmente cuando la información se relacione a nuevos pedidos, huelgas laborales, bienes defectuosos o dañados, circunstancias inesperadas que pueden afectar la recepción y distribución de los materiales que llegan a través del departamento de compras.

  7. 7

    Mantente al corriente de las tendencias de la industria para aprender nuevas técnicas de organización de las operaciones del departamento de compras. Crea un modelo de informe de progreso para que puedas actualizar a la gerencia metódicamente de los elementos que solicitan para que no tengas que pasar todo el día respondiendo a la misma pregunta: "¿Cuándo llegarán los anotadores que solicité en julio?".

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