Cómo organizar eventos de maratones y medios maratones

Escrito por paula bogas | Traducido por priscila caminer
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Cómo organizar eventos de maratones y medios maratones
Maratón en un puente. (Photos.com/Photos.com/Getty Images)

Organizar maratones y medios maratones consiste en más que la simple entrega de números y empezar la carrera. Se necesita de planificación, logística, permisos, presupuestos, personal y de un análisis posterior al evento para asegurarse de que los acontecimientos funcionen sin problemas y con seguridad. Ambas carreras pueden atraer a cientos de personas, por lo que la logística es esencial. Algunas carreras, como el Maratón de Boston, atraen a miles de participantes, algunos de distintas partes del mundo. Organizar el maratón, de 26 millas y 385 yardas (42,195 km), y el medio maratón, de 13,1 millas (21,1 km), requiere de coordinación, habilidades de la gente y la atención al detalle.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Necesitarás

  • Listas de verificación
  • Voluntarios
  • Personal
  • Computadoras
  • Merchandising y privilegios
  • Walkie-talkie

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Instrucciones

    Antes de los eventos

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    Planifica el maratón y el medio maratón al menos con seis meses de anticipación. Este período te dará tiempo de reclutar voluntarios, encontrar lugares, y capacitar a personal para usar los sistemas informáticos para el seguimiento de inscripciones y de los participantes. Crea listas de control y asegúrate de mantenerlas todas actualizadas. Ten listas de comprobación para la ubicación, la logística del presupuesto y los patrocinios, las necesidades del día de la carrera y el personal incluyendo a los voluntarios, empleados, tareas y responsabilidades.

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    Encuentra la ubicación y fija la fecha del maratón y del medio maratón. Describe las rutas que tus corredores tomarán. Obtén los permisos del gobierno local necesarios, los arreglos para las calles, puentes y otras vías a cerrarse para todo el tráfico excepto para los corredores, los trabajadores, seguridad y los espectadores. Camina (o maneja) por las rutas seleccionadas, determinando los puntos de la mitad del recorrido (vuelta) del maratón y del medio maratón y asegúrate de que no hayan obstáculos u obras previstas para la fecha de las carreras.

    Cómo organizar eventos de maratones y medios maratones
    Verifica la ruta de la carrera antes de que los corredores salgan a las carreteras. (John Foxx/Stockbyte/Getty Images)
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    Presupuesta tus fondos. Establece las tarifas de inscripción como cláusulas incluso al final de la carrera. Busca patrocinadores si no tienes ninguno. Solicita a gimnasios, clubes de corrida y gimnasios, además de tiendas de artículos deportivos, de maratones e incluso farmacias que patrocinen el evento en una publicidad y exposición gratuitas. Esta es una buena manera de asegurarte de que puedas sustentar más eventos en el futuro.

  4. 4

    Promociona a tu evento con la información de todos los patrocinadores. Utiliza volantes impresos, vallas publicitarias, anuncios de televisión y espacios publicitarios de radio para difundir la información sobre la carrera. La publicidad en línea, los formularios y las inscripciones ayudarán a eliminar un agolpamiento enorme en la mesa de inscripción. Los participantes preregistrados pueden ir a una mesa especial para buscar sus números identificatorios y bolsas de merchandising.

    Organización de eventos durante el día

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    Organiza la ruta con puestos de agua y de primeros auxilios, con monitores de ruta, señalización y seguridad. Revisa tus listas de control y asegúrate de que, antes de que alguien esté sobre la línea de partida, todo esté en orden. Asegúrate de que cada estación tenga todo el equipo necesario disponible.

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    Reúnete con los trabajadores y voluntarios el día antes de la carrera, si es posible, o por lo menos un par de horas antes. Asígnales sus estaciones, muéstrales el lugar dónde se encuentran los baños portátiles, las estaciones de primeros auxilios y señalización y envíalos a sus áreas asignadas. Asigna los monitores del curso y asegúrate de que su señalización se visualice con precisión.

  3. 3

    Ordena las mesas de registro y de tiempo para que cada persona entienda el software de registro informatizado y para que los temporizadores entiendan el sistema de distribución y sepan cómo asignar petos y números a los participantes y distribuyan merchandising y privilegios.

  4. 4

    Verifica las rutas para el maratón y el medio maratón. Una hora antes de que comience la carrera y, a medida que los participantes se registren y se les asignen los petos, debes enviar varios asistentes a lo largo de las rutas de la carrera con listas de verificación para asegurarte de que todo esté en su lugar. El uso de walkie-talkies o teléfonos celulares equipados con comunicaciones instantáneas te permitirá saber inmediatamente si hay problemas o necesidades que deben ser atendidos en cada estación.

    Listos, preparados, ya y fiesta

  1. 1

    Escalona las horas de inicio. Comienza el maratón 30 minutos antes del medio maratón si estás organizando las dos carreras en el mismo día. Deja tiempo suficiente para que los corredores del maratón lleguen lo suficientemente lejos de los medios maratonistas, ya que tienen una carrera más larga para completar. Los corredores del medio maratón darán la vuelta a la mitad de camino varios kilómetros antes que los corredores del maratón y completarán la carrera antes de que estos últimos retornen. Una vez que comience la carrera todo lo que tienes que hacer es vigilar que las estaciones estén funcionando correctamente; luego, asegúrate de que la seguridad se encargue de todas las cuestiones y de que la fiesta después del evento esté lista para arrancar.

    Una vez que los ganadores hayan llegado, reparte los premios y medallas.

    Cómo organizar eventos de maratones y medios maratones
    Medallas de maratón. (Hemera Technologies/PhotoObjects.net/Getty Images)
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    Asegúrate de tener bebidas, lugares para sentarse y relajarse, mesas y entretenimiento listos para que los corredores disfruten una vez que la carrera haya terminado. Bríndales un lugar bien merecido para relajarse y disfrutar de sus logros.

  3. 3

    Supervisa las cuadrillas de limpieza y asegúrate de que las zonas de la ruta, el sitio de la fiesta y la puesta en escena se limpien y se quiten una vez que termine el evento de modo que seas bien recibido el próximo año para celebrar nuevos eventos de maratón y medio maratón.

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