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Cómo usar Outlook para programar las salas de conferencias

Escrito por ken white | Traducido por cp mérida
Cómo usar Outlook para programar las salas de conferencias

Puedes programar varias salas de conferencias en el calendario de Outlook.

Jupiterimages/Photos.com/Getty Images

En una oficina ocupada con varias salas de conferencias, puede ser difícil hacer un seguimiento de las mismas, cuales están en uso en qué momento. El calendario de Microsoft Outlook puede ser utilizado para programar tus reuniones, citas y eventos, y también puede ser utilizado para eventos de toda la oficina, tales como la programación de las salas de conferencias. Puedes configurar un calendario para programarlas todas, para que el personal pueda ver la disponibilidad para cualquier fecha y hora.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Abre Microsoft Outlook. Haz clic en "Calendario" en el panel de favoritos. Haz clic en "Calendario" y selecciona "Nuevo Calendario." Escribe un nombre para el nuevo calendario, tales como "Programación de la Sala de Conferencias".

  2. 2

    Haz clic en "Ver Lista" en la interfaz de la cinta. Haz clic en el calendario y selecciona "Nueva Cita".

  3. 3

    Haz clic en "categorizar" en la cinta de opciones y selecciona "Todas". Resalta una categoría de un color y haz clic en "Cambiar nombre". Escribe un nombre para la categoría, como "Sala 1" o "Sala de conferencias del lobby." Cambia el nombre de categorías adicionales de color, una para cada sala. Haz clic en "Aceptar".

  4. 4

    Entra a una reunión o título del evento en el cuadro del texto Asunto. Introduce el nombre de la sala de conferencias o el número en el cuadro del texto de Ubicación. Introduce el día y la hora de inicio para el uso de la sala de conferencias y el tiempo de su utilización final. Si se necesita para varios días, puedes cambiar la fecha de finalización también.

  5. 5

    Introduce los detalles de la reunión programada en la sala de conferencias en la ventana principal. Podrías incluir una descripción de la reunión y una lista de los asistentes.

  6. 6

    Haz clic en "Categoría" en la cinta de opciones y haz clic en la sala de conferencias donde se celebrará la reunión. Esto coloca el código por color de la reunión en el calendario y fácilmente hace la diferencia entre las múltiples salas de conferencias en uso, al mismo tiempo.

  7. 7

    Haz clic en "Guardar y Cerrar" para cerrar el evento de la sala de conferencias y regresar al calendario.

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