Cómo calcular los gastos de depreciación y amortización

La depreciación y amortización son dos conceptos literalmente incomprendidos de la contabilidad, pues muchos piensan que su calculo es necesario simplemente para propósitos de impuestos.

Aunque sí es necesario que tu contador las calcule como parte de la declaración de impuestos, hay mucho más en estos conceptos.

A continuación, analizaremos lo que es la depreciación y amortización, algunos de los métodos más comunes para calcularlas, cuándo debe utilizarse cada uno y cómo registrarlas.

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En términos contables, la depreciación es la reducción del costo registrado de un activo de forma sistemática hasta que el valor del activo sea cero o insignificante.

Visto de otra manera, es la forma en que una empresa toma en cuenta la pérdida de valor que los activos generan año tras año, para así aproximar y adaptar el valor del bien a su valor real.

Por ejemplo, un automóvil usado no tendrá el mismo valor que un automóvil nuevo. ¿Por qué? Porque se ha depreciado su valor.

Al ajustar los gastos de depreciación al valor real del activo, también se consigue hacer una declaración de impuestos más acertada.

Los activos que se pueden depreciar son la mayoría de bienes tangibles (todos aquellos bienes que se puedan ver y tocar), excepto los terrenos.

Los terrenos al contrario de la mayoría de activos tangibles, en lugar de depreciar su valor, se aprecian. Es decir, los terrenos toman valor con el tiempo.

Estos son los activos tangibles que pueden ser depreciados:

• Edificios.
• Maquinarias.
• Vehículos.
• Mobiliarios y enseres.
• Computadoras.
• Equipos.

Para calcular los gastos de depreciación existen diversos métodos. Las empresas pueden depreciar un activo basado en el uso o desgaste, el tiempo transcurrido o la pérdida de valor estimada.

Veamos en qué consiste cada método:

Cuando hablamos de calcular los gastos de depreciación, el método de línea recta es el más utilizado, pues es el más básico y sencillo de aplicar.

Con este método, la depreciación de un activo se divide de manera uniforme a lo largo de su vida útil.

Así se calcula: Depreciación de línea recta = (Costo del activo - valor residual del activo) / (años de vida útil estimada) Veamos.

Vamos a suponer que la empresa Cuidatudinero Inc. compró una máquina que les ayuda a producir cuadernos y blogs.

La máquina costó USD 10,000 y se espera que dure cinco años. Su "valor residual" o la cantidad que valdrá la máquina después de cinco años de uso, es de USD 2.000. Sustituyendo estos datos en nuestra fórmula de depreciación por línea recta obtenemos:

Gasto por depreciación (línea recta) =

(10.000 USD – 2.000 USD) / 5 años = 1.600 USD por año

En éste caso, la máquina de cuadernos de la empresa Cuidatudinero, Inc. se depreciaría en USD 1.600 por año.

Los contadores de la compañía deberán registrar 1.600 USD al final de cada año como gastos de depreciación en el estado de resultados, hasta que la vida útil del activo fijo haya terminado (cinco años en este ejemplo).

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El método de depreciación por la suma de los dígitos del año es un tipo de depreciación que busca acelerar el reconocimiento de la depreciación gasto.

De este modo, la mayor parte de los gastos de depreciación asociados a un activo se reconocerán en los primeros años de su vida útil.

Si un activo fijo se deprecia más rápido o tiene mayor capacidad de producción en los primeros años, este método será más apropiado que la depreciación por línea recta.

El problema con los métodos de depreciación acelerada es que reducen artificialmente los beneficios declarados en una empresa en el corto plazo. Así mismo, en el largo plazo aumentarán los beneficios artificialmente.

El uso de este método, y cualquiera que acelere la depreciación, podría tener un impacto indirecto en los flujos de efectivo.

La depreciación por suma de dígitos es un método de depreciación acelerada. Bench.co muestra una forma simple para calcularla utilizando la siguiente fórmula:

Gasto por depreciación (suma de dígitos del Año)

= (vida útil / suma de dígitos del año) * (costo del activo – valor residual)

Veamos un ejemplo de depreciación por suma de dígitos:

Supongamos que tenemos un castillo inflable que cuesta USD 15.000, con un valor residual de 500 USD y queremos depreciarlo a lo largo de 10 años de vida útil.

Para efectos de este ejemplo aproximamos el resultado y no utilizaremos los decimales, por lo que quedaría de la siguiente manera:

(10 / (1+2+3+4+5+6+7+8+9+10)) x (15,000 – 500) ≈ 2,636 USD

La suma de dígitos en nuestro ejemplo es 55, resumimos los cálculos así:

(10/55) x (14,500) ≈ 2,636 USD

Para el primer año tendremos 2.636 USD por gastos de depreciación.

Ahora, debes tener en cuenta que cada año la vida útil del castillo inflable se reduce en uno. Por tanto, para el segundo año la ecuación se verá de la siguiente manera:

(9 / (55)) x (14.500) ≈ 2.372 USD

En el último año tendremos un gasto de depreciación de 264 USD.

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Ciertas empresas manufactureras prefieren utilizar el método de depreciación por unidades de producción para calcular la vida útil de su maquinaria.

En lugar de utilizar el tiempo, este método para depreciar activos mide el valor de los activos por las unidades que se espera que produzcan durante su vida útil.

Este método se lleva a cabo en dos pasos, y se hace de la siguiente manera:

Paso 1: Cálculo por unidades de producción

Depreciación por unidades de producción = (costo del activo – valor residual) / vida útil en unidades de producción

Paso 2: Cálculo del total de depreciación de las unidades producidas

Total gastos de depreciación =

Depreciación por unidades de producción x Unidades producidas

La máquina de la empresa Cuidatudinero, Inc. tiene un valor de USD 10.000 y tiene un valor residual de USD 2.000. Si se espera que se produzcan 80.000 cuadernos a lo largo de su vida útil, se depreciaría así:

Paso 1: Depreciación por unidades de producción =

(10.000 – 2.000) / 80.000 = 0,1

Paso 2: Total gastos de depreciación =

0,1 x 80.000 = 8.000 USD

Al producir 80.000 cuadernos, tendremos 8.000 USD como gastos de depreciación.

Según este método para depreciar, cada año se aplica una tasa de depreciación constante al valor según libros de un activo.

Este método da lugar a una depreciación acelerada y a unos valores de depreciación más elevados en los primeros años de vida de un activo. Esto también se conoce como el método del saldo decreciente.

Se calcula de la siguiente manera:

Depreciación por reducción de saldos = (valor según libros del activo – valor residual) x tasa de depreciación

Ejemplo:

La empresa Cuidatudinero, Inc. compró maquinaria por un costo de USD 11.000, con una vida útil de 10 años y un valor residual de 1.000 USD. La tasa de depreciación es de 20%.

Se llevaría a cabo así:

Año 1: Depreciación por reducción de saldos = (11.000 – 1.000) x 20% = 2.000 USD.

Valor según libros del activo al final del año = 11.000 – 1.000 – 8.000 = 8.000 USD.

Año 2: Depreciación por reducción de saldos = 8.000 x 20% = 1.600 USD.

Valor según libros del activo al final del año = 8.000 – 1600 = 6.400 USD.

Y así sucesivamente con el resto de años hasta consumir su vida útil.

Como se observa en el ejemplo anterior, deben restarse los gastos de depreciación de cada año con el valor según libros actual.

Un vehículo se puede depreciar utilizando cualquiera de los métodos explicados previamente sin ningún problema.

En este caso, te mostraremos cómo calcular la depreciación de un vehículo utilizando el método de unidades producidas.

La diferencia es que en vez de utilizar “unidades producidas”, utilizaremos “kilómetros recorridos”.

Lo primero que necesitamos son los valores del vehículo, así que vamos a suponer lo siguiente:

• Costo del vehículo: 20.000 USD.
• Vida útil en años: 10 años (debes estimar por cuánto tiempo conservarás el vehículo).
• Vida útil por kilómetros recorridos anual: 12.000 km (este es un promedio estándar).
• Valor residual: 11.000 USD.
• Kilómetros recorridos: 30.000 km.

Con esta información podemos avanzar y calcular los gastos de depreciación del vehículo.

Recordamos y adaptamos las fórmulas utilizadas en el método de depreciación por unidades producidas:

Paso 1: Depreciación por kilómetros recorridos =

(costo del activo – valor residual) / vida útil en kilómetros recorridos

Paso 2: Total gastos de depreciación =

Depreciación por kilómetros recorridos x kilómetros recorridos

Y calculamos:

Paso 1: Depreciación por kilómetros recorridos =

(20.000 – 11.000) / (10 x 12.000) = 0,075

Paso 2: Total gastos de depreciación =

0,075 x 30.000 = 2.250 USD

De esta manera, el vehículo al recorrer 30.000 km tendrá unos gastos de depreciación de 2.250 USD.

Registrar los gastos de depreciación es muy sencillo.

Lo primero que debes tener es una cuenta de contra-activo conocida como depreciación acumulada.

Es también llamada cuenta de valuación contra el valor del activo y su importe neto se refleja en la hoja de balance o balance general.

Al estado de resultado cargarás todos los gastos de depreciación calculados mensual o anualmente para el activo, según sea el caso.

Se registra de la siguiente manera:

• Gastos de depreciación Maquinarias – 3.000 USD (Deudor- hoja de resultados)
• Depreciación acumulada Maquinarias – 3.000 USD (Acreedor – hoja de balance)

No dejes de leer: La relación entre la depreciación acumulada y el gasto por depreciación

La amortización es una técnica utilizada en la contabilidad para disminuir periódicamente el valor contable de los préstamos o activos intangibles durante un período de tiempo determinado.

Cuando hablamos de amortización, nos referimos a dos situaciones.

En primer lugar, la amortización se utiliza en el proceso de pago de una deuda a través de pagos regulares de capital e intereses a lo largo del tiempo. Por ejemplo, para reducir el saldo actual de un préstamo, como una hipoteca o un préstamo de automóvil a través de pagos a plazos.

En segundo lugar, la amortización también se refiere a la distribución de los gastos de capital relacionados a los activos intangibles.

Para efectos de este artículo, nos referiremos a los gastos por amortizar como los gastos de capital relacionados a los activos intangibles.

Investopedia.com define la amortización como la práctica de distribuir el costo de un activo intangible a lo largo de su vida útil. Algunos de los activos intangibles que se cargan como gastos por amortizar son los siguientes:

• Patentes. 
• Marcas registradas.
• Contratos de franquicia.
• Propiedad intelectual, como los derechos de autor.
• Costo de la emisión de bonos para reunir capital. 
• Gastos organizacionales.

Como seguramente ya pudiste observar, la depreciación y amortización se diferencian en que el primero deduce los activos tangibles y el segundo deduce a los activos intangibles.

Vamos a suponer que la empresa Cuidatudinero, Inc. es propietaria de la patente de un software de investigación de mercado, y que la patente dura 15 años.

Si la compañía gasta USD 15.000.000 para desarrollar la tecnología de software, entonces registrará 1.000.000 USD cada año durante 15 años como gasto de amortización en su estado de resultados.

Alternativamente, la empresa Cuidatudinero, Inc. tiene un préstamo pendiente de pago de USD 10.000.000. Si Cuidatudinero, paga 500.000 USD de ese capital cada año, diríamos que 500.000 USD del préstamo se han amortizado cada año.

Registrar los gastos por amortizar es igual de sencillo que registrar los gastos de depreciación.

Necesitas una cuenta de valuación o contra-activo llamada amortización acumulada en tu hoja de balance, donde llevarás los gastos de amortización calculados mensual o anualmente para el activo, según sea el caso.

Se registra de la siguiente manera:

• Gastos de amortización Patente – 2.000 USD (Deudor- Estado de resultados).
• Amortización acumulada Patente – 2.000 USD (Acreedor- cuenta de valuación, hoja de balance).