Delinea las preocupaciones principales

En el primer párrafo de la carta, explica con exactitud por qué estás contactando a tu jefe. Utiliza las primeras dos oraciones para informar al lector que tienes preocupaciones en lo que respecta al trabajo y continúa con una explicación directa sobre lo que te molesta. En esta sección, describe los temas principales o generales de preocupación, por ejemplo:

"Hola Sr. Smith, le escribo debido a que tengo algunas preocupaciones con respecto al trabajo de paisajismo asignado a mi división. A través de mi observación, he notado que los empleados llegan tarde, extremadamente cansados y operan la maquinaria de manera poco profesional".

Brinda ejemplos específicos

Una vez que el propósito general de la carta está explicado, profundiza en la situación dándole al lector ejemplos específicos. Esto le da un entendimiento claro de la situación y reduce la probabilidad de que tu carta no pase inadvertida, por ejemplo:

"El 1 de marzo de 2011, Jason S. Masters llegó a su puesto de trabajo a las 10:45 AM, es decir, 1,5 horas más tarde del horario de arrivo programado. Al llegar, acusó estar extremadamente cansado y comenzó a operar la maquinaria sin realizar la revisión de seguridad estandarizada. Más tarde, noté a varios empleados que trabajaban con maquinaria pesada sin utilizar cascos ni aplicando las precauciones de seguridad".

Evita declaraciones emocionales

A través del proceso de escritura de la carta, no te vuelvas demasiado emocional, ya que esto tiende a reducir el profesionalismo y la legitimidad de la carta. Asegúrate de que todas las declaraciones estén basadas en hechos y libres de exaltaciones emocionales. La meta de la carta es darle la información necesaria a tu jefe para delinear las causas exactas de preocupación para que pueda actuar si lo cree necesario.

Sugiere mejoras

Al final de la carta, realiza sugerencias en cuanto a tus preocupaciones. Asegúrate de que éstas se mantengan en eso y no en reclamos. Al dar una sugerencia utiliza declaraciones como "¿Cree Ud. que sería mejor si...?" o "Tal vez podría ser útil que..." Utiliza esta parte de la carta para introducir ideas que hayas tenido, pero prosigue esta parte con un pedido de reunión para continuar el debate de tus preocupaciones y el intercambio de ideas para mejorar cualquier problema.