Los eventos de recaudación de fondos cubren todo el espectro, desde eventos sociales y galas temáticas hasta eventos públicos. De acuerdo con P. Burke Keegan, autor de "Fundraising for Nonprofits", antes de planificar el evento, debes poder identificar al 50% de los participantes, para una reunión pequeña y privada. Para un evento muy grande y numeroso, con un 35 % será suficiente, afirma. Aunque un anuncio en el periódico sirve para atraer al público general a un evento público en una plaza, aquellos que implican un compromiso financiero más alto o una lista de invitados limitada requieren una invitación personal, a fin de asegurarte la participación de este grupo central.

Elige el formato. Reserva las cartas de múltiples hojas con muchos detalles para los potenciales patrocinantes del evento o para los principales donantes. Para el resto de los invitados, el objetivo principal es lograr la presencia de la persona o la pareja en el evento. Elige una tarjeta doblada en dos, impresa o grabada para los eventos más formales. Para los más informales, una carta impresa será suficiente.

Abre la invitación con un saludo o un anuncio de inclusión. Para una carta, dirígete al invitado utilizando su título social, como Dr., Sr., Sra. o Srta. Extiende la invitación en nombre de la organización. Si la invitación no es personalizada, evita dirigirte a la persona por su nombre y comienza con el mensaje de la organización. Por ejemplo, "La fundación Widget Collector tiene el agrado de invitarlo a participar de la Gala bajo las Estrellas".

Proporciona los detalles del evento. Explica el formato y el objetivo: "Se trata de una cena formal, y lo recaudado se destinará al Programa de alcance del WCF". Atrae al receptor contándole sobre la asistencia de alguna celebridad, como presentador u orador.

Incluye la hora, fecha y ubicación. Pídele a los invitados que respondan a algún voluntario o empleado de la organización, o a alguna dirección de correo electrónico especial.

Enumera la tarifa de inscripción. Indica si es por persona, por grupo, por mesa o por equipo. Indica los descuentos ofrecidos por la compra anticipada de entradas.

Añade el número principal del lugar donde se celebrará el evento, de manera que los invitados que estén perdidos puedan pedir indicaciones ese día. Aclara cuál es el objetivo de ese número. Por ejemplo, puedes escribir "Solo para pedir indicaciones sobre cómo llegar". Otra alternativa es imprimir un mapa del lado de atrás de la carta o incluir uno pequeño en el sobre de la tarjeta.

Cierra con una frase atractiva. Solicita su asistencia con una última petición. Recuérdales por qué el evento es importante. Por ejemplo, "Salvemos todos juntos a los perros del condado de Orange".