Identificar

Para saber cómo hacer frente a un problema, primero hay que identificar el problema en sí. Esto puede sonar obvio, pero debido a que los problemas pueden ser el resultado de una confluencia de acontecimientos, el problema real no siempre es inmediatamente evidente. Identifica el problema haciendo preguntas específicas y obteniendo información de las personas con conocimiento directo del asunto. Según el sitio web Escritura de Política Pública de la Universidad de Carolina del Este, otro aspecto importante de la identificación del problema es determinar la condición que crea el problema. Por ejemplo, si el problema es que cinco de tus mejores empleados renunciaron el mismo día, las condiciones que crean podría incluir la baja moral de la oficina y un miedo en tu personal a que se acerquen despidos masivos.

Evaluar

Una vez que hayas identificado el problema, se debe evaluar el problema de determinar qué causó que suceda. Por ejemplo, en el ejemplo de los cinco empleados que dejaron tu empresa el mismo día, tendrías que hablar con cada uno de ellos individualmente para determinar por qué decidieron renunciar a su cargo. Puedes enterarte que no es coincidencia y que están formando una nueva empresa juntos, lo que explicaría por qué se fueron y por qué sucedió el mismo día.

Analizar

Es necesario analizar la información para determinar la causa de la raíz de un problema. Debido a que la gente tiende a ver el mismo tema de diferentes maneras, es posible que tengas que tamizar la información contradictoria para analizar con eficacia la génesis del problema. En el ejemplo de la renuncia de tus cinco mejores empleados, podrías recopilar información de tu otro personal y de los supervisores para determinar por qué no pudiste evitar que los cinco trabajadores se vayan. Desde tu propia perspectiva, puedes tener la tentación de no prestarle atención a los problemas mientras cinco empleados descontentos buscan pastos más verdes, pero otros no lo puede ver de la misma manera. Puedes encontrar que hay un descontento general con las promociones, los salarios y la cultura corporativa. Sin embargo, según Wolcott Lynch Associates, es sólo a través de un análisis objetivo que vas a determinar la causa raíz.

Determina la urgencia

Después de haber aplicado el análisis para determinar la causa raíz del problema, a continuación, debes decidir la urgencia del problema y la probabilidad de que vuelva a ocurrir. En el ejemplo de los cinco trabajadores que renunciaron, pregúntate a ti mismo si se trata de una aberración o si tu cargo te habla de un problema sistémico más grande en cómo la empresa trata a sus empleados. Utiliza toda la información que hayas reunido y la evaluación que hiciste sobre el problema para decidir qué tan grande es el problema que podrías tener en tus manos. Analiza el valor de la mano de obra perdida y evalúa la posibilidad, incluso de que más trabajadores renuncien, y cómo eso afectaría tu rentabilidad y capacidad de cumplir con tus objetivos de producción. Esto ayudará a dar prioridad a las medidas correctivas que decidas tomar.

Definir soluciones objetivas

El último paso en la formulación de un problema es definir los objetivos de la solución. Los objetivos pueden ser a corto o largo plazo, dependiendo de la naturaleza y la gravedad del problema. Los objetivos a largo plazo tienden a tomar más tiempo para ponerse en práctica y son más difíciles de cuantificar que los objetivos a corto plazo, que son más fáciles de medir y evaluar. En general, los objetivos deben ser positivos y beneficiosos, y deben esforzarse por abordar no sólo el problema sino la causa subyacente, la cual puede ayudar a prevenir que el problema se repita.