Cómo dirigir una reunión informativa

Las reuniones de equipo son eficaces para difundir información a los distintos departamentos y grupos dentro de una organización. La realización de una reunión informativa requiere que estés lo más organizado posible y tengas una agenda establecida para tratar la información más pertinente sin perder tiempo, y la que no esté relaciona puede guardarse para otra reunión. Las reuniones informativas también permiten que los miembros expresen ideas y actualizaciones, si se estructuran adecuadamente.

Elabora una agenda con la cantidad de tiempo para tratar cada tema, y así ayudarte a mantener a todos en el trabajo y permitirles saber con antelación qué esperar en la reunión informativa. Sólo enumera la información importante y pertinente en tu agenda y deja un tiempo al final para un debate grupal.

Ponte en contacto con las personas que van a asistir con anterioridad a través del correo electrónico, fax o teléfono para que puedan preparar su material a tratar en la reunión. Puedes permitir que varios miembros contribuyan en diferentes partes de las reuniones. Dales tiempo suficiente para la preparación y también un plazo para que la información que proporcionen sea concisa y se ajuste la parte asignada de tu agenda.

Comienza la reunión con buenas noticias, como el progreso que está teniendo la organización o el departamento. Plantea cualquier futuro procedimiento y política que se implementará. Elige a las personas que estarán en los planes a futuro que presentas, así como una lista de metas alcanzables que se deben cumplir antes de la próxima reunión informativa.

Destina unos minutos adicionales para cualquier pregunta o duda pendiente que se pueda debatir. Puede que no hayas previsto esos temas cuando programaste la agenda en un principio. El tiempo adicional también permite que los miembros te informen de cualquier falla o problema que pueda impedir el logro de una tarea determinada para la próxima reunión informativa.