Completitud

Los comunicadores efectivos se adhieren al "quién, qué, cuándo, dónde y por qué" al formular sus comunicaciones. Si tu discurso u otra pieza de las comunicaciones informativas responde a estas preguntas, estás encaminado a completar la comunicación. Tanto tú como tu audiencia se beneficia de esta completitud (en las comunicaciones comerciales, puedes ahorrar dinero al no tener que repetir lo que necesitas comunicar). Tu audiencia tiene toda la información necesaria para tomar la decisión deseada y supuestamente beneficiosa; y tú la reputación de que tu compañía se fortalece.

Concisión

Breve es mejor. No querrás que tu mensaje se pierda en palabras floridas que se agolpan en tu mensaje. Puedes enfatizar los puntos importantes, pero no repitas ni digas la misma cosa una y otra vez con diferentes palabras. La selección de palabras es importante para lograr la concisión.

Consideración

Un buen comunicador conoce a su audiencia y se tiene una idea de cómo ellos ven el mundo. Mira tu mensaje a través de sus filtros y sus predisposiciones y apela a sus sistemas de creencias. Utiliza "tu" en lugar de "yo" (es necesario invertir en la audiencia y ser empático).

Claridad

No permitas que tu mensaje sea envuelto en la ambigüedad. Si está tentado a usar palabras que suenan o se leerán con torpeza, no las utilices; usa palabras familiares que te salgan con facilidad. No trates de hablar "a un nivel superior", como si te hiciera más importante; puedes parecer pomposo y se perderá tu mensaje. Se eficiente en tu sentencia y construcción de párrafos.

Concreto

Utiliza palabras muy específicas. También debes referirte a los datos y los estudios pertinentes. Pinta un cuadro para el público, para que puedan utilizar la visualización para ayudar a retener la información y usa palabras de acción en lugar de la lengua pasiva que a menudo se asocia con la comunicación empresarial.

Cortesía

No hace falta decir que necesitas comunicarte con cortesía y respeto. Ten cuidado con el humor; si hay alguna pregunta en absoluto acerca de tu pertinencia, retírela. Transmite sinceridad. Si has investigado a la audiencia, puedes relatar experiencias que sean significativas para ellos, invocando sentimientos buenos y positivos. Esto ayuda a demostrar tu seriedad.

Correcto

Mientras que deseas ser gramaticalmente correcto, no permitas que la corrección aparezca como distante. Puedes escribir y hablar correctamente, manteniendo un estilo de conversación agradable. Verifica la información y ten a alguien con el conocimiento de la materia para que comprube cualquier información fáctica en tu comunicación.