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Las ventajas del sistema de archivos numérico
Todas las organizaciones requieren de una buena gestión de los registros, desde el momento en los registros se generan hasta que sean purgados del sistema. Los sistemas de archivo que no existen o mal planificados conducen a dificultades para tu archivo y recuperación de registros o de la falta de eficiencia en la gestión del flujo de información. También pueden crear problemas legales debido a los registros perdidos o mantenimiento de registros descuidados. Los sistemas de presentación de buen diseño emplean alfabético, alfanuméricos o numéricos con etiquetas codificadas, generando la administración de registros eficientes y que producen las organizaciones ejecutar con mayor profesionalidad.
Sistema de archivos numéricos explicado
Los sistemas de archivo numéricos asignan números a cada archivo o información de registro que contiene. La numeración podría extraerse de la misma documentación (por ejemplo, números de orden de compra), en número de archivos en el orden de generación de registros (de 1 a 1000), el uso de la numeración de la sección donde los archivos numerados en los puntos (o categorías) como el 100, 200, 300, etc., pertenecen a las subpartidas de materias específicas o usando decimales (similar al sistema decimal de Dewey). Sistemas de archivo numéricos incluyen frecuentemente un índice de archivos para ayudar en la recuperación de registros.
Organización y mantenimiento del orden
La codificación numérica permite el cambio de secciones enteras de los registros mientras se mantiene la secuencia correcta. Los registros se presentan de forma consecutiva, de derecha a izquierda y de arriba abajo. Los archivos Directos numéricos están organizados en orden consecutivo y creciente, de menor a mayor número. Archivos Duplex numéricos tienen dos o más conjuntos de números separados por guiones, comas o espacios, y presentados por el set inicial seguido de los números siguientes. Archivos de índice cronológico son sistemas numéricos por año, mes y día. Sistemas de terminales dígito-numérico permiten agrupar archivos en las estanterías, la organización de los archivos en el último número (de dos a cuatro dígitos) como el elemento principal de presentación, y registros de presentaciones consecutivas por último número, el número medio, entonces primer número. Requisitos de espacio en las estanterías se determinan fácilmente mediante la agrupación de los registros por secciones numéricos, 10s, 100s, 1000 de los registros por estante o estantería. Además, la organización de grabación se va aumentado por la indexación de archivos.
Precisión
Los sistemas de archivo de gran volumen, archivos recuperados y rearchivados con frecuencia, en combinación con etiquetas con códigos de colores hacen de la recuperación de archivos y vuelta a la estantería más rápido y elimina la posible confusión en que el número cae en secuencia. En los sistemas de terminal de dígitos, por ejemplo, el número final se codifica con un color, el número del medio consigue un color distinto y el primer número recibe su propio color. Como el primero, segundo y último número cambian, también lo hace el color. El color actúa como una pista visual para aumentar la velocidad y eficiencia en la presentación.
Velocidad de presentación
Los sistemas de archivo numéricos combinados con el aumento código de colores de presentación de registros y la velocidad de recuperación, incluso cuando se recupera un archivo de medios en referencia en un índice para identificar el número de archivo, porque el archivero tiene una conciencia inmediata de ubicación de archivos del grupo de archivos. En el caso de las fusiones de organizaciones, donde las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de numeración, los códigos numéricos no necesitan ser cambiados. Agregar archivos a la sala de archivos es más rápido porque los archivos numerados más pequeños (de 6 dígitos) se presentan a la izquierda de los archivos con números más altos (7 dígitos).
Confidencialidad
Los sistemas de archivo numéricos identifican positivamente registros específicos, manteniendo la confidencialidad, lo cual es especialmente importante en los registros médicos, clientes y empleados, mediante la eliminación de cualquier marcador de identidad personal. Los sistemas de archivo numéricos cumplen fácilmente con las normas HIPAA.