Pasos para llevar libros contables

Escrito por jay way | Traducido por laura gonzalez
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Pasos para llevar libros contables
La confección de los libros es la función esencial de la contabilidad que también involucra la creación de su sistema, proveyendo ciertos lineamientos e interpretando la información financiera. (Hemera Technologies/PhotoObjects.net/Getty Images)

La confección de los libros es la función esencial de la contabilidad, que también involucra la creación del sistema, proveyendo ciertos lineamientos e interpretando la información financiera. El propósito de ésta es la de identificar las transacciones comerciales, el proceso de información financiera relacionada, registrar en los libros contables y preparar los estados financieros, con base en la información recopilada. Los libros de contabilidad pasan por ciclos que pueden ser mensuales, trimestrales o anuales. Durante cualquiera de estos, la confección de libros sigue algunos pasos necesarios mínimos.

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Registro de transacciones

La confección de libros comienza con la recolección de datos y el registro de las transacciones comerciales en los libros de asientos diario. Estos siguen el principio de la doble entrada que requiere el uso de dos cuentas opuestas en débito y crédito para cada transacción comercial. Éstas pueden registrarse por orden según la fecha en que se produjeron, haciendo que el libro diario liste cronológicamente de forma efectiva las transacciones comerciales expresadas en débitos y créditos a un par de cuentas relacionadas.

Ingresos en el libro diario

Los datos de las transacciones registradas originalmente en los libros diarios son luego transferidas a sus respectivas cuentas en el libro mayor, lo que se convierte en la fuente directa de datos para la elaboración de los estados financieros. No es posible omitir el registro en los libros diarios y registrar todo directamente en el libro mayor. Éste tiene un formato diferente de organización de las cuentas en comparación a la disposición en base a transacciones de los libros de diario. Dos cuentas implicadas en la misma transacción pueden estar en diferentes páginas del libro mayor, lo que hace imposible mantener los datos en un solo lugar para un resumen fácil.

Preparar el balance de prueba

Para asegurar la exactitud de los registros del diario y el mayor, generalmente se realiza un balance de prueba, en base a los resultados contables del libro mayor general. Éste presenta una lista completa de las cuentas del libro mayor con las cuentas del estado financiero en primer lugar, seguidas de las de ingresos y egresos. El propósito es el totalizar todos los débitos y créditos en cada cuenta y ver si existe un equilibrio entre las dos sumas. Cualquier desigualdad indica que han ocurrido ciertos errores en el registro de las transacciones en el libro diario o mayor contable.

Compilar los estados financieros

Si el balance de prueba revela que no hay errores de contabilidad, puedes proceder a la etapa final, que es la compilación de estados financieros. Esto implica una reorganización de los datos de las cuentas del libro mayor general, en base a las diferentes estructuras de los estados financieros individuales, como el modelo de balance patrimonial y el estado de cuenta de resultados. Sin embargo, para ciertas transacciones comerciales, la contabilidad debe realizar entradas necesarias de ajuste, que a menudo no se realizan hasta el final de un ciclo contable; por ejemplo, el devengamiento de un gasto de seguros derogado por varios años de forma anticipada.

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