Los pasos para procesar una transacción de negocios en contabilidad

Escrito por sheila shanker | Traducido por enrique pereira vivas
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Los pasos para procesar una transacción de negocios en contabilidad
Hay un método para trabajar la contabilidad. (Hemera Technologies/PhotoObjects.net/Getty Images)

La contabilidad puede no ser glamorosa, pero todas las empresas tienen algún tipo de contabilidad para determinar los ingresos y gastos, saldos en efectivo y otra información financiera. Se realizan muchas transacciones de negocios en un día o una semana y, sin un método, tendrías un lío. Para procesar correctamente las transacciones en la contabilidad, se siguen ciertos pasos en orden. El punto de procesar una transacción comercial en la contabilidad es para que sea útil en el contexto financiero.

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Identificación

El primer paso en el proceso contable es el de identificar las transacciones comerciales, las cuales deben estar relacionadas con el negocio, ser reales y ser mensurables. Si un empresario recibe un préstamo bancario para comprar una casa, esto no se trata de una transacción comercial que necesita ser registrada, esto es un trato personal. Sin embargo, si esta persona recibe dinero de la empresa, se considera como una transacción comercial. La mayoría de las transacciones comerciales tienen algún tipo de documentación para probar su existencia, tales como facturas, pagos de cheques, transacciones que muestran en los estados de cuenta bancarios o de inversión. Por ejemplo, si envías una factura a un cliente por US$1.000, eso es una transacción de negocios, tienes documentación y una cantidad que puedes utilizar.

Clasificación

Una vez que tienes una transacción comercial, es necesario que encuentres la manera de clasificarla. No clasifiques todos tus desembolsos como "gastos de negocios". Por el contrario, clasifícalos en muchas cuentas, de modo que puedas averiguar más tarde la cantidad que pagaste por los gastos individuales, tales como los servicios públicos o el alquiler de oficinas. Si no estás seguro acerca de las clasificaciones, mira tu plan de cuentas y selecciona la cuenta que tenga más sentido. Recuerda que con la contabilidad de doble entrada es necesario utilizar dos cuentas, no sólo una. Cuando recibes una factura, cobras un gasto, pero también una cuenta de pasivo. Necesitas comprender realmente la naturaleza de la transacción para poder clasificar a ambos lados de la transacción correctamente.

Registro

El registro de una transacción es el proceso de introducción de la actividad en un sistema de contabilidad. Este proceso es importante para organizar la información financiera y para ser capaz de compilar informes después; si los datos no se introducen, no pueden ser reportados. En estos días de la informática, no todas las entradas se realizan manualmente; éstas se procesan a través de archivos de datos e interfaces, que son métodos más precisos y eficientes para registrar los datos. Todas las transacciones comerciales deben registrarse utilizando cantidades adecuadas, o las cuentas y las fechas o los informes no serán correctos ni fiables. Para asegurarse de que todas las transacciones son introducidas, los contadores concilian el efectivo y otras cuentas, por lo general, utilizando una lista de verificación con el fin de no olvidar nada importante.

Informes

La capacidad de informar sobre las transacciones financieras es la característica principal de cualquier sistema de contabilidad. Los informes financieros estándar son: el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Estos informes muestran información de diferentes maneras para analizar mejor la salud financiera de una empresa. Por ejemplo, el balance presenta saldos de caja, inventarios y por cobrar, mientras que la cuenta de resultados se centra en los ingresos y gastos. Otros informes y consultas también pueden ser compilados para satisfacer las necesidades de gestión, tales como el análisis del inventario y la información detallada sobre las cuentas por cobrar y por pagar. Dependiendo del programa que estés utilizando, es posible que tengas que modificar ciertos informes para que se adapten mejor a tus necesidades de negocios. Alternativamente, puedes considerar la instalación de un programa de información para ampliar tus capacidades de presentación de informes actuales.

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