Cómo planear un evento para un proyecto

Escrito por carrieanne larmore | Traducido por andrés hambo
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Cómo planear un evento para un proyecto
La clave para planear un evento es tener buenas habilidades para la organización o contratar un equipo calificado. (conference image by Salem Alforaih from Fotolia.com)

Dependiendo del tamaño, planear un evento para un proyecto requiere inversión de tiempo y dinero. La clave para tener éxito al hacer es tener buenas habilidades para organizar o para contratar un equipo de trabajo calificado. Ejemplos de eventos como estos son talleres, debates y eventos de promoción.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

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    Arma un equipo de trabajo. Cada miembro del equipo debería tener buenas habilidades para la comunicación y organización, como así también estar disponible para participar regularmente de reuniones de progreso.

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    Crea una lista de cosas por hacer y el límite de tiempo para cada una. Esta lista debería incluir todas las tareas que deben realizarse para el evento. Asigna cada tarea a un miembro del equipo. Dependiendo del tipo de evento y de su complejidad, usa un software de administración de proyectos o una hoja de cálculo para estar bien organizado. Por ejemplo, si usas una hoja de cálculo puedes poner en una columna las tareas, en la siguiente quién está a cargo de hacerlas y en otra la fecha límite. También deberías incluir en la lista de cosas por hacer cuestiones como contratar vendedores, ordenar suministros específicos, reservar el lugar para el evento, reservar el vuelo de avión del moderador del evento, arreglar el servicio de comidas, y determinar las iniciativas de comercialización y promoción que deben realizarse.

  3. 3

    Revisa el progreso de la organización. Verifica regularmente con cada miembro del equipo que estén cumpliendo con el cronograma para cumplir sus tareas y muéstrales que estás atento a si queda algo pendiente. Si usas un software de administración de proyectos o una hoja de cálculo, actualiza su progreso con cada miembro del equipo.

  4. 4

    Prepara el presupuesto. Éste debería incluir los costos que se prevean y debería incluir un margen para costos imprevistos. Sé realista en los costos y asegúrate de que cada miembro del equipo esté consciente de que el presupuesto debe cumplirse. Si alguno se excede del presupuesto en alguna tarea, haz que lo reporten contigo antes de aprobar semejante gasto.

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