Cómo planear una reunión de reencuentro de graduados

Nunca es demasiado tarde para volverte a reunir con tus compañeros de graduación.

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Así que te has graduado e iniciado tu carrera profesional. Tal vez incluso has iniciado una familia. Han pasado años desde que tuvo lugar tu baile de fin de curso, así que la mejor manera de ponerse al día con viejos amigos es planear una reunión. Los puntos clave para crear una reunión exitosa implican la formación de un comité eficiente y tantos planes por anticipado como sea posible.

Comienza el proceso de planificación por lo menos un año por adelantado. Selecciona a un comité de reunión que tenga de 5 a 10 alumnos y conduce tu primer encuentro para intercambiar ideas y desarrollar un plan inicial.

Localiza a tantos alumnos como sea posible, utilizando los recursos para alumnos de tu alma mater. Haz una lista de los compañeros de clase que faltan e inicia una búsqueda más extensa para localizarlos.

Realiza una investigación sobre los salones de baile, centros de convenciones, cruceros y restaurantes en la ciudad donde se ubica tu escuela. Llama con mucha anticipación para reservar el lugar para la fecha de la reunión. Pregunta por cualquier depósito inicial por adelantado e investiga acerca de las condiciones de su política de reembolsos.

Considera consultar con un especialista en planificación de reuniones. Este tipo de profesionales pueden ayudarte a planear tu reunión y asumirán con frecuencia el costo hasta que los asistentes te hayan enviado su confirmación de asistencia al evento y hayan pagado.

Planea un fin de semana entero alrededor de las festividades de tu reunión, ya que muchos asistentes viajarán fuera de la ciudad solamente para el acontecimiento. Planea un evento principal un sábado por la noche, así como también uno de bienvenida para el viernes por la noche y otro para cerrar, como por ejemplo, un desayuno tardío o una comida al aire libre.

Envía invitaciones iniciales con el mensaje de "Marca el evento en tu calendario", con el propósito de que tus invitados planeen su asistencia, aproximadamente nueve meses antes de la fecha de reunión. Incluye una lista de los compañeros no localizados y pide que respondan si cuentan con alguna información.

Pide a negocios locales que te proporcionen premios de puerta y gratificaciones para el evento. Ellos pueden mencionar sus logotipos y hacer propaganda en las invitaciones y programas de eventos de la reunión a cambio de sus donaciones.

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