Planificación para lo peor

Escrito por richard slawsky | Traducido por alejandra prego
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Preparación eficaz para los desastres en pequeños negocios

Planificación para lo peor
(belterz/iStockphoto.com)

El bufete de abogados donde trabajaba estuvo cerrado durante semanas, sin energía eléctrica y sin teléfonos. Nuestros clientes no tenían forma de comunicarse con nosotros.

— Franklin Bynum, abogado de Houston

Los desastres ocurren inesperadamente, pero la temporada de huracanes sucede todos los años y trae consigo una tormenta de consecuencias potencialmente devastadoras para los dueños de los negocios pequeños. La pérdida de datos, el corte de las comunicaciones, los recursos irrecuperables y el tiempo de inactividad de los empleados son sólo algunos de los obstáculos que los propietarios de negocios pequeños deben enfrentar tras los desastres mayores. Según National Underwriter, del 40% al 60% de los pequeños comercios nunca se recupera de las pérdidas sufridas durante las catástrofes naturales. Tomar unas cuantas precauciones puede ayudarte a permanecer a flote, incluso cuando todo a tu alrededor se hunde.

Crear un plan de continuidad

Cuando tocó las costas de Texas, en septiembre del 2008, el huracán Ike dejó partes de la zona de Houston sin servicios públicos y utilidades básicas durante más de un mes, y el abogado Franklin Bynum se encontró sin su medio de vida.

"El bufete de abogados para el que trabajaba se cerró durante semanas sin energía eléctrica o teléfonos", dice Bynum, "Nuestros clientes no tenían forma de encontrarnos".

Cuando Bynum abrió su propia práctica privada en el 2009, se aseguró de crear un plan de continuidad para agilizar su regreso al trabajo después de una interrupción importante. Una de sus primeras acciones fue cambiar a un sistema VoIP de telefonía por Internet que funciona en cualquier parte.

"Si debo ejercer fuera de la cuidad durante varias semanas mientras se restablece la energía eléctrica, puedo conectar el teléfono y ponerme en contacto inmediatamente con mis clientes", dice. También estableció un desvío de llamadas remoto para su máquina de fax en el caso de que no pudiera acceder a su oficina.

Sin embargo, elaborar sólo un plan de continuidad no es suficiente, los pequeños negocios deberían revisar sus planes regularmente. La Agencia Federal para el Manejo de Emergencias recomienda revisar el plan de continuidad por lo menos una vez al año para asegurarte de que sigue siendo adecuado al crecimiento y los cambios de tu negocio. El sitio Web de esta agencia, www.ready.gov también ofrece una variedad de guías, listas de verificación y planes de muestreo para que los propietarios de pequeñas empresas creen el plan de continuidad para su negocio por primera vez.

Respaldar y proteger los datos

Uno de los mayores activos de cualquier negocio pequeño son los datos. En el mejor de los casos, la pérdida irrecuperable de los datos es una molestia, en el peor, puede producir la quiebra del negocio.

Yehuda Cagen, director de servicios al cliente de Xvand Technology Corp., ofrece una solución para los propietarios de pequeños negocios. Su empresa con sede en Houston ayuda a establecer una infraestructura de tecnología informática virtual para los negocios locales, que incluye acceso remoto a la PC y un servicio de alojamiento de datos llamado IsUtility.

"Es importante para las empresas permanecer en funcionamiento (después de un desastre), especialmente aquellas que tienen una presencia en el exterior de la zona de Houston o los que tienen archivos de seguridad confidenciales", dice Cagen, citando a un cliente de ventas minorista por Internet que tiene negocios en todo el mundo". "Sus clientes tal vez no se preocupen por un huracán en Houston, pero si no puede ofrecer sus servicios, es el fin".

Además del cambio por un sistema de telefonía VoIP, Bynum también ha tomado la precaución de respaldar sus datos, él escanea regularmente sus archivos y mantiene copias de seguridad en papel en otro lugar, bajo llave. Debido a que la información de sus clientes es confidencial, prefiere no arriesgarse con el almacenamiento en línea.

El beneficio añadido del acceso a los datos es que los propietarios de los negocios pueden hallar sus registros para recibir el seguro o la asistencia federal más rápidamente.

Pensar acerca del panorama general

La planificación para los cortes de energía y el respaldo de los datos es sólo una parte del rompecabezas.

En un estudio realizado en el 2009 por Agility Recovery Solutions, una empresa con base en Charlotte que ayuda a los propietarios de los negocios con planes de continuidad, se encontró que sólo el 28 por ciento de los negocios pequeños y medianos encuestados tenían acceso a un espacio alternativo de oficinas, si bien un 75% tenía un plan para que los empleados retornaran al trabajo pocos días después de la interrupción del trabajo.

Xvand Technology Corp. ha tomado medidas para proporcionar recursos gratuitos contra desastres en su sitio web, incluyendo consejos comunes en el blog de la compañía publicados por el propio Cagen.

"Para que los clientes aprovechen al máximo los servicios tecnológicos que les proporcionamos, es importante tener un plan integral, además de los servicios de tecnología informática" afirma Cagen.

Esto incluye evaluar la cobertura del seguro para comprobar que los límites son los adecuados, hacer un inventario de las computadoras, equipo y suministros, y tomar fotografías "antes" para documentar la propiedad. Cagen también recomienda compilar una lista de empleados y proveedores, tener un plan de evacuación y esbozar formas de comunicación en caso de que el personal deba reubicarse temporalmente.

"No es un procedimiento sencillo volver a la normalidad (después de un desastre), dice Cagen. En ese momento, lamentablemente es demasiado tarde. Es por eso que somos tan categóricos acerca de la planificación, asegurándote de que tienes el sistema en su lugar y que has probado el plan. Si deseas que funciones debes planificar".

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