Políticas y procedimientos administrativos

Escrito por renee o'farrell | Traducido por morena parras
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Políticas y procedimientos administrativos
Los manuales establecen la base de funcionamiento de una empresa. (Ablestock.com/AbleStock.com/Getty Images)

Antes de contratar al primer empleado, una empresa debe formalizar sus políticas y procedimientos, esto aplica para cualquier empresa. Las políticas y procedimientos de una empresa son su base, mientras las políticas y procedimientos estén bien escritas y sean lo más inclusivas posibles, mejor funcionará el negocio.

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Característicias de las políticas

Las políticas de la compañía abarcan más que solo el estado de las políticas federales obligatorias que son requeridas por la ley, las políticas de la compañía incorporan la posición de la compañía para problemas específicos, relacionados tanto con los temas externos e internos de la compañía. Las políticas establecen la postura relacionada con el tiempo libre, los días de vacaciones y los feriados. También indican el punto de vista de la compañía para el trato a los clientes, a través de las políticas de servicio al cliente, de reembolsos, de productos dañados, etc.. Las políticas de la compañía establecen la forma en como la información es protegida y como se deben desarrollar los actos administrativos-no el procedimiento real, pero las acciones generales que la compañía decide escoger y porque lo hace.

Características de los procedimientos

Como un complemento de las políticas, que indican por qué se hacen las cosas, los procedimientos de las compañías indican cómo se realiza una acción. Esto es especialmente importante para la grandes empresas. Un estándar de desempeño y de como se realizan las tareas contribuye al desarrollo de la consistencia que no solo genera ganancias, ya que disminuye la curva de aprendizaje y hace las tareas más fáciles, sino que también contribuye a la satisfacción de los empleados, en ese desempeño los estándares son claros y definidos y los procedimientos de las tareas son consistentes.

Beneficios

El primer beneficio de tener políticas y procedimientos establecidos es una mayor consistencia. Este tipo de consistencia, que se muestra interna y externamente, ayuda a la compañía a operar con mayor eficiencia y consistencia. Por lo tanto, la consistencia contribuye a que los clientes tengan una percepción de la calidad e integridad de la compañía. Este tipo de consistencia es tan grande que existen mandatos legales para las compañías grandes, tales como la ley Sarbanes-Oxley, para garantizar la consistencia a los inversionistas. También las pequeñas empresas se benefician de la consistencia que provee las políticas y procedimientos. Por ejemplo, tener libros contables consistentes es algo que un potencial inversionista siempre va buscar. De hecho, no es raro que un potencial inversionista u oficial de préstamos te solicite una copia de las políticas y procedimientos, que también se llama el manual de la compañía o el manual del empleado.

Manual

El manual del empleado de la compañía es una colección formal de las políticas y procedimientos de una empresa. Además del hecho que un manual, en muchos casos, es la primera comunicación formal que la empresa tendrá con el empleado y puede ser requerido por los inversionistas, además el manual formaliza la operación del negocio y provee una referencia para el nuevo empleado de adonde dirigirse cuando tenga dudas sobre una política o procedimiento, así como provee a base legal para las acciones disciplinarias para los empleados. Muchas demandas han sido desestimadas dado que la empresa tenía un manual de empleado, el cual establecía claramente las políticas y procedimientos de la empresa.

Conceptos erróneos

Habiendo dicho lo anterior, el manual del empleado (las políticas y procedimientos formales) no debe ser visto como una herramienta penal o una obligación legal. Dado que el manual no sirve para estos propósitos, las compañías con los mejores (léase: más útiles) manuales de empleados usan el manual como una oportunidad para establecer una base que les ayude a garantizar que todos los empleados se encuentran en la misma sintonía, ya sea con los procedimientos actuales o porque dichos procesos se manejan de esa forma.

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