Políticas y procedimientos de las tarjetas de crédito comerciales

Escrito por george n. root iii | Traducido por mary gomez
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Políticas y procedimientos de las tarjetas de crédito comerciales
Una de las estipulaciones de una tarjeta de crédito de la empresa debe ser que el abuso de la misma dará lugar a su cancelación. (cutting credit card image by Warren Millar from Fotolia.com)

Cuando decides emitir tarjetas de crédito a determinados empleados, necesitas instituir normas y reglamentos que rigen el uso de esas tarjetas. También es una buena idea tener un conjunto de procedimientos que te ayuden a realizar un seguimiento de los gastos de la tarjeta de crédito y mantener el gasto bajo control. Las tarjetas de crédito de la compañía deben expedirse sólo a los empleados que las necesiten para fines comerciales, tales como los gastos de viaje u oficina. Una de las estipulaciones de una tarjeta de crédito de la empresa debe ser que el abuso de la misma dará lugar a su cancelación.

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Uso personal

Las tarjetas de crédito pueden proporcionar una manera conveniente de financiar las compras ocasionales y viajes de negocios, pero también representan una importante oportunidad para el abuso. Las buenas políticas y procedimientos pueden ayudar a proteger a las empresas de empleados que utilizan las tarjetas para cubrir sus gastos personales, y pueden proteger a los empleados haciéndoles saber qué tipo de compras pueden hacer con seguridad sin temor a represalias.

Una de las maneras de evitar que los empleados usen la tarjeta de crédito de la compañía para uso personal es emitiendo tarjetas sólo a los empleados que demuestran una buena responsabilidad financiera. Esto puede requerir una comprobación de crédito de los empleados que están siendo considerados para una tarjeta. Debería redactarse una política que prohíba el uso de tarjetas de crédito de la empresa para compras personales. Para ayudar a moderar esta parte, las tarjetas deben emitirse a través de la empresa y la empresa debe recibir la factura mensual. Los empleados deben estar obligados a presentar un formulario de gastos detallando todos los cargos en su tarjeta. Si la hoja de gastos no coincide con la factura real, entonces puede que se trate de gastos personales. Este sistema de verificación y balances ayuda a recordar a un empleado que ellos son responsables de la forma en cómo utilizan la tarjeta.

Aprobación previa

Una tarjeta de crédito de la empresa sólo debe utilizarse para fines comerciales, pero cuando un empleado está en el camino entreteniendo a los clientes, la línea entre fines de negocios y uso personal podría no estar bien clara. Cada uso de la tarjeta de crédito de la empresa debe ser aprobado previamente por la empresa. Para gastos variables como entretener a los clientes, debe adoptarse un protocolo y definir las formas aceptables de entretenimiento. Antes de recibir a los clientes, el empleado debe dar un límite predeterminado de la cantidad que la empresa paga concerniente a los cargos de la tarjeta de crédito de la empresa. Los cargos adicionales a la cantidad predeterminada será responsabilidad del empleado y el uso de la tarjeta de crédito en cualquier forma no aprobada de entretenimiento debe resultar en la rescisión.

Responsabilidad

Puesto que las tarjetas de crédito de la empresa sólo se utilizarán para propósitos preaprobados por la misma, puede ser una buena idea no permitir que los empleados lleven las tarjetas con ellos, excepto con fines específicos. La emisión de tarjetas de crédito sólo sobre una base necesaria puede ayudar a asegurar que no ocurran cargos no autorizados.

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