Cómo preparar la inauguración de un edificio

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Para cualquier organización, celebrar la inauguración del edificio es la culminación de años de trabajo y de planificación. Existen muchas formas de planificar esta celebración. Disfruta el tiempo dedicado creativamente decidiendo cuales componentes son los más apropiados para tu evento. ¿Habrá una cinta inaugural?,¿qué te parece una comida formal?, ¿deseas incluir el elemento religioso? Muchas de estas ideas pueden depender de tu presupuesto, pero vale la pena investigar. Una vez que tengas algunas pautas listas, comienza el proceso de planificación.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Fija la fecha con varios meses de antelación. Coordina con el contratista de obras la fecha de terminación prevista. Revisa las regulaciones locales sobre construcción; es posible que necesites la expedición de un Certificado de ocupación antes de que puedas ofrecer legalmente un evento en el nuevo edificio. Si estás planeando una celebración para toda la comunidad, echa un vistazo al calendario de otros grupos o instituciones para que no aceptes un exceso de reservas en las fechas principales.

  2. 2

    Prepara la lista de invitados con varios meses de anticipación. Informa a las personas socialmente muy importantes la fecha y hazles saber que reservarás lugares para estacionarse y asientos especiales para ellos. Calcula el número de invitados que asistirán. Mira detenidamente tu lista y la gente que probablemente estará presente. Normalmente, cuanto más grande es la lista de invitados, más bajo es el porcentaje de asistencia. Para aquellas de 500 o más invitados, un cálculo inicial aproximado es de 25 por ciento de asistencia. Los proveedores son una fuente bien informada para prever el número de invitados que irán.

  3. 3

    Varios meses antes, invita a miembros del clero y a otros oradores que esperas que participen en la ceremonia religiosa.

  4. 4

    Envía avisos de "reserve esta fecha" por correo a toda la lista de invitados hasta con dos meses de anticipación.

  5. 5

    Contrata al proveedor de comida y reúnete con él tan pronto como sea posible. Toma decisiones sobre la planificación del espacio, menú, material requerido, estacionamiento, arreglos florales y personal de servicio.

  6. 6

    Contrata el alquiler de equipos y servicios. Empieza por planear citas con cada uno de ellos varios meses antes. Estas deben incluir el equipo (sillas, mesas, escenario, equipo de sonido y estrado), estacionador de vehículos, floristas, músicos, tipógrafo y fotógrafo. Comienza a relacionarte con algún medio de comunicación que pueda cubrir el evento.

  7. 7

    Envía por correo las invitaciones tres semanas previas a la ceremonia. Dirígete a cada persona de manera individual si es factible.

  8. 8

    Confirma nuevamente con el proveedor de servicios dos semanas antes y verifica dos veces todos los detalles. Haz un programa detallado con los eventos del día y distribúyelo a los proveedores. Incluye los datos de contacto con los números de los móviles. Esto debería llevarse al tipógrafo dos semanas previas al evento.

  9. 9

    El día antes del acontecimiento, reserva el estacionamiento para las personas socialmente muy importantes, el clero y proveedores, junto con conos señalizadores y señales de aparcamiento. Recoge los programas en la tipografía. Recibe los artículos alquilados y comienza a instalarlos. Vuelve a contactar a los empleados del medio de comunicación y reserva espacios en el estacionamiento para ellos si es necesario.

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    El día de la celebración, ejecuta el plan y encarga a los profesionales que contrataste que hagan su trabajo.

Consejos y advertencias

  • Diseña la dedicatoria para hacer honor al propósito del edificio. Por ejemplo, los estudiantes podrían desempeñar funciones significativas en la dedicatoria a un edificio escolar nuevo o los invitados podrían ser convidados a lanzar semillas de flores silvestres a la dedicatoria de un vivero público. Si el dinero para la nueva construcción fue donado, planea hacer una fiesta exclusiva para los donantes la noche previa a la inauguración.

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