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Cómo preparar minutas de las reuniones de trabajo

Escrito por miranda brookins | Traducido por verónica sánchez fang
Cómo preparar minutas de las reuniones de trabajo

Aprende a elaborar minutas para las reuniones de trabajo.

Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images

Las reuniones con el equipo de trabajo para seguir el proceso de los proyectos, le da a la compañía actualizaciones sobre la empresa y clientes, avisa a recursos humanos información relacionada para darle soporte el equipo de trabajo y animarlos. Estas reuniones son significativas en el proceso operativo de la mayoría de los negocios y ofrecen comunicación esencial a los empleados y empleadores. Debido a la importancia de estas reuniones, los administradores con frecuencia piden que se elaboren minutas. Preparar una requiere de un enfoque objetivo y preciso.

Necesitarás

  • Una computadora
  • Un programa procesador de palabras
  • Una cuanta de correo electrónico
  • Una impresora

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Instrucciones

  1. 1

    Abre un documento en blanco en un programa procesador de palabras en tu computadora. Incluye el nombre de la empresa en la parte superior de la página, junto con la fecha en que se llevó a cabo la reunión. Incluye un espacio de una línea y archiva el documento.

  2. 2

    Escribe "llamar al orden" y pon en negritas el texto. En esta sección, incluye el nombre del facilitador de la reunión, el cual es regularmente el administrador o supervisor, que llamó la junta al orden. Escribe el nombre de tu compañía. Incluye la hora y fecha de la reunión. Incluye una línea de espacio para iniciar la siguiente sección de la minuta de la junta.

  3. 3

    Escribe "Paso de lista" y coloca el texto en negritas. Incluye el nombre de las personas que asistieron a la reunión. En una reunión de equipo de trabajo, deben de firmar todos los asistentes, en lugar de que alguien pase lista. Inserta una línea sencilla para iniciar con la siguiente sección.

  4. 4

    Escribe "Aprobación de la minuta de la última reunión" y coloca en texto en negritas. En esta sección puedes escribir el nombre de la persona que lee la minuta de la última reunión y si las actas fueron aprobadas o se les agregó algo. Si hubo un agregado, puedes añadirlo en la minuta que te encuentras preparando. Incluye un espacio de una línea para iniciar la siguiente sección.

  5. 5

    Escribe "Cuestiones abiertas" y coloca en negritas el texto. Esta área debe indicar los viejos asuntos tratados en la última reunión que requieren discutirse más o ser resueltos. Usa un formato de viñetas que describa brevemente cada asunto y resume lo que fue discutido en la reunión más reciente. Incluye un espacio de una línea para iniciar la nueva sección.

  6. 6

    Escribe "Nuevos asuntos" en negritas. En la lista de viñetas, incluye cada nuevo artículo o asunto. Enseguida del artículo o nuevo asunto, elabora un resumen de lo que se discutió. Filtra tus notas y sólo incluye los detalles clave que los miembros necesitan conocer. Incluye un espacio de una línea para la siguiente sección.

  7. 7

    Escribe en negritas "Aplazamiento". Incluye el nombre del administrador que aplazó la reunión y el tiempo en que finalizó.

  8. 8

    Al final del documento, incluye tu nombre como la persona que presentó la minuta e incluye también el nombre de la persona que la aprobó.

  9. 9

    Corrige la minuta, luego envíala al administrador para su revisión. Una vez que sea aprobada, distribúyela a través del correo electrónico, imprímela o ambos para seguimiento de los miembros del equipo de trabajo.

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