Cómo preparar una Solicitud de Cotización (RFQ por sus siglas en inglés)

Escrito por sarah rogers | Traducido por morena parras
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Cómo preparar una Solicitud de Cotización (RFQ por sus siglas en inglés)
Los jefes de proyecto pueden encontrarse redactando periódicamente las solicitudes de cotización. (Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images)

Al igual que los consumidores, las empresas quieren obtener el mayor valor por su dinero, pero en lugar de dirigirse a la tienda más cercana, a menudo utilizan otro método, el envío de una solicitud de cotización (RFQ). Este es un documento que las empresas compradoras envían a otras compañías que venden materiales y productos o prestan servicios. La RFQ contiene información y especificaciones sobre lo que la primera empresa quiere e invita a las empresas proveedoras para crear un presupuesto exacto y competitivo. Después de examinar las cotizaciones recibidas, la empresa compradora elegirá una compañía para comprar. Para que las cotizaciones de las empresas proveedoras sean lo más precisas posible, la empresa compradora debe hacer la petición de oferta lo más detallada posible.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

  1. 1

    Investiga a los proveedores disponibles, compañías que tienen lo que tu empresa necesita comprar. Busca recomendaciones de otros empleados de la compañía, busca en directorios de proveedores o incluso confía en los resultados de un motor de búsqueda de Internet tal como Google. Haz una lista de posibles proveedores con su información de contacto.

  2. 2

    Elabora la RFQ. Llámala "Solicitud de Cotización" para hacer tus intenciones claras desde el principio. Coloca como fecha del documento el día que la vas a enviar. Proporciona un número de referencia del documento, para distinguirlo del resto de RFQ que tu empresa haya emitido en el pasado.

  3. 3

    Detalla los nombres, cargos e información de contacto de las personas en tu empresa que puedan ser contactadas para preguntas, respuestas a la petición de oferta u otros temas relacionados.

  4. 4

    Escribe exactamente lo que tu empresa necesita con el mayor detalle posible, incluyendo cosas como la descripción del producto que necesitas, el número de unidades necesarias, colores aceptables, los niveles de calidad, dirección de entrega, condiciones de pago, espera en el tiempo de entrega y otros términos y condiciones relevantes. Especifica con cuidado qué elementos son negociables y cuáles no lo son.

  5. 5

    Detalla el proceso de cotización, incluyendo lo que esperas recibir en la cotización de la empresa, la fecha límite para la recepción de las ofertas y la forma en que una empresa puede declinar a hacer una oferta.

  6. 6

    Envía el proyecto del texto de la solicitud de cotización a todos y cada uno de los superiores de quienes tengas que obtener su aprobación. Una vez que el proyecto se ha ajustado según sea necesario y se haya concedido la aprobación, imprime la solicitud de cotización con el membrete de tu empresa y adjúntala en un sobre rotulado. Repite para el mayor número de proveedores posibles que estén en tu lista y adjunta las estampillas postales.

  7. 7

    Envía las solicitudes de cotización a los proveedores y espera las ofertas.

Consejos y advertencias

  • Solicítale a un compañero de trabajo que lea el borrador de tu solicitud de cotización para detectar la falta de alguna información, así como los errores de ortografía antes de enviarlo a tus superiores.

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