Cómo hacer un presupuesto del departamento

Escrito por cheryl withrow | Traducido por juan manuel rodriguez
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Cómo hacer un presupuesto del departamento
Incluye todo el departamento en el proceso presupuestario. (Thinkstock/Comstock/Getty Images)

El desarrollo de un presupuesto del departamento requiere un profundo conocimiento de los procesos y los servicios en cuestión. Considera la posibilidad de un presupuesto departamental como un plan de gastos para el próximo año fiscal. En la preparación de los documentos preliminares, el factor en las variables relacionadas con los ingresos y los gastos permite un cojín si las cifras de ingresos previstas no se materializan. Un presupuesto sólido y viable es sólo tan bueno como la entrada de los números por los arquitectos del producto final.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

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    Establece objetivos razonables para el próximo año fiscal. Las cifras preliminares deben incluir las expectativas para el futuro inmediato del departamento. Aunque estos cálculos iniciales tienden a rayar en el lado optimista, haz un esfuerzo para seguir siendo realista con la previsión de los números. Recuerda que los presupuestos son un trabajo en progreso, que requieren ajustes a lo largo del año, por lo que es mejor en el largo plazo enviar expectativas razonables.

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    Obtén opiniones. Consulta con otros miembros del departamento, especialmente aquellos más familiarizados con el funcionamiento de la oficina del día a día, antes de comprometerte a cualquier cifra permanente. Haz de los empleados un factor esencial del progreso del presupuesto. Después de todo, ellos son los de la línea del frente en cualquier entorno empresarial y en general tienen una visión excepcional sobre lo que funciona y lo que no.

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    Analiza la entrada. Las expectativas realistas de ingresos requieren de un análisis de los presupuestos anteriores. Antes del ingreso de números preliminares, compara mes a mes, trimestre a trimestre y las cifras de año a año con respecto al año anterior. Si había una circunstancia excepcional relacionada con las cifras del año pasado, retrocede dos años. Busca las tendencias de impacto en los ingresos. Considera los gastos de vacaciones si el negocio es menor en la naturaleza. Observa el primer trimestre del año anterior, si la empresa se ​​encarga de la declaración de impuestos. Cualquiera que sea la zona de experiencia del negocio, cuenta factores específicos de la empresa que bombee hacia arriba o devaste el flujo de caja entrante. Ensamblar esta información hace del presupuesto de flujo de caja un proceso mucho más simple.

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    Analiza el flujo de salida. Los gastos inesperados pueden minar cualquier presupuesto. Para mantener los quiebres-presupuestarios al mínimo, ten una mirada cercana a los presupuestos anteriores para determinar las tendencias. Considera el personal. ¿Hay alguien que se jubila? ¿Son los despidos una posibilidad? Si se prevé la contratación, ¿qué pasa con la capacitación y otros costos asociados con un nuevo empleado? Toma la edad de los equipos a la hora de calcular los gastos. Pregunta si las computadoras o impresoras o fotocopiadoras necesitan una reforma en el próximo período presupuestario. Si es así, obtén estimaciones firmes sobre los costos de reemplazo antes de presentar el producto final para su revisión. Si el almacenamiento de inventario es parte del presupuesto del departamento, ten en cuenta no sólo el costo de la acción, sino también el costo por pie cuadrado para las oficinas y el personal y el equipo necesario para manejar el producto. En definitiva, analiza cada detalle para que el producto final funcione para todo el año.

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    Prepara el presupuesto. Como último paso en la preparación del presupuesto final, consulta con los directores de otros departamentos. Su aporte podría tener consecuencias para el presupuesto de tu departamento. De cara al futuro es el objetivo primordial de cualquier presupuesto. La preparación del presupuesto del departamento se convierte en una tarea sencilla si las bases necesarias para su finalización se establecen de antemano. También hay que tener en cuenta que un presupuesto es un documento maleable, que es coherente con los objetivos de la empresa y de fácil ajuste en caso de necesidad.

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