¿Qué principios de control interno aplican para la mayoría de las empresas de negocios?

Escrito por kirk thomason | Traducido por alejandro moreno
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¿Qué principios de control interno aplican para la mayoría de las empresas de negocios?
Hay varios controles básicos que aplican para todas las empresas. (business image by david levasseur from Fotolia.com)

Los controles internos ayudan a controlar el entorno operativo de una compañía. Por ejemplo, las compañías que cotizan en la bolsa deben establecer controles internos apropiados para ayudar a prevenir los fraudes en su información financiera reportada. Aunque los controles específicos pueden ser diferentes para cada compañía, hay varios controles básicos que aplican para todas las empresas. Una compañía puede instituir estos controles para asegurarse de que opera en el entorno más seguro posible.

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Separación de deberes

Un control interno común es la separación de deberes. Un empleado no puede estar en control de demasiadas tareas que se relacionen entre sí. Por ejemplo, un cajero no debería ser capaz de escribir un depósito. Esto tiene el potencial para la malversación, ya que el cajero puede sacar efectivo de la gaveta. Aunque estos tipos de control requieren más empleados para completar tareas, tener a varios individuos involucrados en un proceso evita que una persona saque provecho del negocio.

Lineamientos para empleados

Las compañías pueden tener requisitos específicos para empleados, los cuales pueden ser: contratar empleados de calidad con antecedentes limpios, crear lazos entre los empleados, requerir vacaciones obligatorias y limitar la autoridad de un empleado. El propósito de estos controles es evitar contratar malos empleados, previniendo así que los individuos de alto riesgo tengan la oportunidad de manipular las actividades de negocios. El uso de cronómetros y tarjetas de empleados también ayuda a asegurarse de que los empleados no accedan a áreas específicas para las cuales no están autorizados.

Controles físicos

Los controles físicos también son un control interno necesario. Por ejemplo, el inventario valioso puede estar en un lugar seguro con acceso limitado a unos cuantos empleados. Los documentos financieros, como los registros de nómina, también pueden estar en un lugar seguro. Los gabinetes y cajones cerrados con llave son dos maneras comunes para proteger los documentos físicos de una compañía. Los edificios cerrados son otra forma de controles físicos, junto con las alarmas o cámaras de seguridad.

Documentos prenumerados

Los documentos en una compañía usualmente tienen un número asociado con ellos. Por ejemplo, las órdenes de compra pueden comenzar con 0001 y continuar perpetuamente. Los contadores revisan estos documentos para asegurarse de que registran todas las órdenes de compra prenumeradas y presentadas. Los cheques, facturas, reportes de recibo y documentos similares pueden tener un sistema de prenumerado que permite monitorear los documentos en el sistema de contabilidad.

Verificación interna

La verificación interna es la revisión gerencial de artículos dentro de una compañía. Esta incluye las revisiones de trabajo de los empleados, visitas a cada departamento dentro del negocio y la investigación de reportes de excepciones o problemas. Los auditores internos a menudo son parte de este proceso. Estos individuos, aunque son empleados por la compañía, pueden proporcionar una revisión parcialmente independiente de las operaciones de la misma. Otro propósito de la verificación interna es asegurarse de que todos los controles funcionen apropiadamente.

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