Procedimientos de contabilidad de caja chica

Escrito por devra gartenstein | Traducido por lourdes villaseñor
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Procedimientos de contabilidad de caja chica
Utiliza tu fondo de caja chica para las pequeñas compras en efectivo. (money cash image by Richard villalon from Fotolia.com)

La caja chica es una herramienta de contabilidad que te proporciona un sistema para hacer y dar seguimiento a pequeñas compras que no son apropiadas para hacer un cheque o usar tu tarjeta de crédito. Cuando crees un fondo de caja chica, asegúrate de documentar el origen del dinero en efectivo que utilices para iniciarlo, y también de llevar un libro de caja chica para dar seguimiento a cada una de tus compras de caja chica.

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Iniciar un fondo de caja chica

Para iniciar tu fondo de caja chica, necesitarás una caja pequeña, un pequeño cuaderno y una cantidad de dinero que sea suficiente para cubrir el valor de las compras de caja chica de varias semanas. Obtén la cantidad que utilices para iniciar el fondo de caja chica retirando el dinero del banco con un cheque designado a dinero en efectivo, y anotando en el talón de verificación que la suma se usará para tu fondo de caja chica.

Usos de un fondo de caja chica

Utiliza tu fondo de caja chica para las compras que no sean apropiadas para usar cheques o tarjetas de crédito. Algunas pequeñas tiendas o establecimientos temporales, como los vendedores del mercado al aire libre, no aceptan pagos con tarjeta de crédito, y algunas compras del día a día son demasiado pequeñas para justificar hacer un cheque. Además, los empleados que no están autorizados a emitir cheques o usar la tarjeta de crédito de la empresa pueden necesitar hacer compras pequeñas a veces, como los suministros que accidentalmente no hayas incluido en tus grandes órdenes regulares.

Llevar un libro de caja chica

Lleva un libro de caja chica para anotar las compras que realices con tu fondo de caja chica. Inicia tu libro registrando la cantidad de dinero que utilices para iniciar tu fondo. Cada vez que realices una compra de caja chica, devuelve tu cambio al fondo y haz una anotación en el libro que incluya la fecha, la cantidad que gastes y la naturaleza de la compra. Resta la cantidad que gastes de lo que haya en el fondo para calcular el dinero que queda en él. Cuenta la cantidad a mano con regularidad para asegurarte de que coincide con la de tu libro de caja chica.

Contabilidad para tus compras de caja chica

Incorpora las compras de caja chica que figuran en tu libro de caja chica a tu sistema contable regular. Enumera cada compra en tu libro mayor, categorízalo con el fin de contabilizarlo como una compra de insumos o materiales, o una compra miscelánea.

La reposición de tu fondo de caja chica

Cuando tu fondo de caja chica se quede sin dinero, cobra otro cheque y reponla. Si tu fondo de caja chica se queda sin dinero cada semana o dos, aumenta la cantidad de dinero que tengas a mano para fines de caja chica.

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