Procedimientos de política de facturación del cliente

Escrito por louise balle | Traducido por laura de alba
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Procedimientos de política de facturación del cliente
Envía a tiempo tus facturas para recibir a tiempo tus pagos. (Jupiterimages/Photos.com/Getty Images)

La facturación del cliente es un paso clave en el proceso de los pedidos. Si no reciben una factura a tiempo, algunas compañías de compras simplemente ignoran la necesidad de pago sobre los materiales que han ordenado. Si planeas suministrar productos o servicios a otra firma regularment, debes conocer las políticas de procedimientos para facturación del cliente.

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Sobre el proceso de órdenes

Si estás vendiendo a crédito, que sería el caso se planea facturar, es importante establecer un acuerdo escrito que describa los términos de las órdenes de compra, incluyendo detalles sobre el descuento extendido, los acuerdos de envío y la fecha límite para los pagos. Tu compañía entonces recibe una orden de compra del cliente para iniciar el proceso. Llena la orden, envía una factura y, finalmente, recibe el pago de acuerdo con los términos de tu acuerdo con el cliente.

Recibo de confirmación

El primer paso para facturar apropiadamente a tus clientes es confirmar que han recibido tu envío. Revisa los números de rastreo de los envíos y recibe papeleo firmado para tus registros. Confirmar esto por adelantado te ayudará a evitar problemas en el futuro. Por ejemplo, si un cliente dice que no recibió los artículos y trata de retrasar el pago, inmediatamente puedes referirlo a la información de rastreo o al fax con la confirmación firmada.

Referirte a la orden de compra y el acuerdo con el cliente

Otro procedimiento de política de facturación del cliente es revisar la orden de compra original para confirmar la información que has incluido en la factura. La orden de compra en las facturas deben coincidir, excepto por los productos ordenados de vuelta que no incluiste en el envío. Algunas veces es necesario referirse al acuerdo con el cliente original para confirmar el descuento acordado y otros términos.

Generación de facturas

El procedimiento final de política de facturación es generar y enviar la factura al cliente. Los programas de facturación o manejo de órdenes permiten generar la factura y enviarla por correo electrónico o imprimirla para enviarla al cliente. Es aceptable enviar la factura justo después del recibo de confirmación del envío. Algunos programas generan automáticamente órdenes de compra recurrentes. La fecha límite, número de factura, número de órdenes de compra asociado y otros términos de pago pertinentes se deben ver prominentemente enlistados en la factura.

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