Finanzas

Proceso de facturación

Escrito por louise balle | Traducido por laura gonzalez
Proceso de facturación

Una factura es simplemente una cuenta detallada, pero a un cliente de negocios.

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Una factura es simplemente una cuenta detallada, pero para un cliente de negocios. El propósito del proceso de facturación es cobrar los fondos adeudados a los clientes. Delinea tu propio proceso de facturación claramente para puedas hacer lo adecuado en la recuperación de tus cuentas por cobrar en el momento oportuno.

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Verificar el recibo de mercaderías

El primer paso del proceso de facturación es comprobar que el cliente haya recibido los bienes o servicios en condiciones aceptables. No es una práctica comercial prudente enviar una factura por bienes que todavía no están en posesión del cliente. Si es un producto, comprueba los números de seguimiento del envío, las firmas y los pesos de entrega para verificar la entrega. Si es un servicio, obtén una confirmación escrita por parte del cliente que indique que ha recibido el servicio según lo acordado.

Revisar términos y generar factura

Después de confirmar la recepción, revisa el acuerdo que guía tu relación con el cliente. El acuerdo debe describir las condiciones de pago (por ejemplo, 30 días a partir de la fecha de facturación), importe de descuento (si los hay) y quién paga por el envío. Utiliza esta información para generar la factura real, incluyendo los términos en la sección de notas de la factura para la referencia del cliente. Revisa la factura contra la orden de compra asociada y los detalles de envío.

Emitir la factura

Por último, envía tu factura terminada al cliente. Tienes tres opciones principales para hacerlo, fax, correo o correo electrónico. A continuación, debes rastrear y dar seguimiento a los avances de la factura. Cuando esté vencida, permite un breve período de gracia antes de enviar un recordatorio, luego procede con las actividades de cobro si es necesario.

Traza una línea de tiempo

Al iniciar el proceso de facturación, es importante asignar un plazo para cada paso. Algunas empresas experimentan retrasos en los pagos simplemente por olvidarse de enviar la factura a tiempo. Fija un plazo para cada paso del camino, desde el registro de la entrega, hasta la creación de la factura y finalmente envíala al cliente. Algunos programas de gestión de facturas realizan todas estas tareas de forma automática de acuerdo a la línea de tiempo que estableces.

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