¿Qué programa de Office es mejor para crear un presupuesto?

Escrito por carol luther | Traducido por daniela laura arjones
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¿Qué programa de Office es mejor para crear un presupuesto?
El software de Office te da opciones de presupuesto ampliado. (Calculating payments image by Christopher Meder from Fotolia.com)

La suite de software de Microsoft Office tiene programas para todos los posibles negocios y necesidades personales. Si compras un paquete de nivel de entrada o un profesional, Microsoft incluye el poderoso software Word de procesamiento de textos y el programa financiero de Excel. Cuando tengas que preparar un presupuesto, debes elegir entre estos programas con el fin de introducir los datos del presupuesto, cálculos y pronósticos. La elección de la herramienta de software adecuado desde el principio, hace que el desarrollo de tu presupuesto sea más eficiente y te ahorre tiempo valioso.

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Características del presupuesto computarizado

Un presupuesto general contiene categorías de gastos o ingresos, junto con los datos numéricos que necesitas para calcular totales, promedios o proporciones. Antes de la aparición de la presupuestación y el software financiero, la mayoría de la gente utilizaba la pluma y el papel o un libro de contabilidad y una calculadora para ingresar y reportar esta información. La principal ventaja de los programas informáticos sobre papel y calculadoras es la flexibilidad. El software te permite calcular con mayor precisión y permite crear una gran variedad de escenarios a partir de los mismos datos, sin necesidad de manipular cada entrada en tu presupuesto.

Opciones de presupuesto de Word

Microsoft Word tiene funciones integradas que permiten a los usuarios realizar cálculos con datos numéricos. Para utilizar estas características, los usuarios primero deben crear una tabla con el número deseado de filas y columnas, similar a un libro de contabilidad. A continuación, introduce los datos y aplica fórmulas para sumar o promediar los artículos en tu tabla. Las opciones de cálculo y las opciones de formato en Word hacen difícil actualizar el presupuesto cuando la información cambia, ya que Word no utiliza marcadores de posición para sus cálculos. Debes volver a entrar y volver a calcular cada columna, donde se presentarán posiblemente errores.

Características de Excel

Las características de Excel incluyen fórmulas pre-diseñadas, marcadores de posición que definen el valor en lugar de los datos y rehace los nuevos cálculos automáticamente. Una vez que introduces los datos numéricos y los utilizas en un cálculo, puedes copiar el resultado y volver a utilizar la información para producir un escenario, previsión diferente y una variedad de gráficos que muestran información importante de tu presupuesto. La hoja de cálculo de Excel contiene cientos de miles de filas y columnas que se pueden utilizar para presupuestos diarios, mensuales y anuales. Además, las funciones de enlace de gran alcance de Excel pueden ser combinadas y calcular datos almacenados en varias hojas de cálculo diferentes.

Crear presupuestos en Excel

Crear un presupuesto básico en Excel es mucho más simple que en Word. La intersección de cada fila y columna es una celda que puedes utilizar para crear etiquetas que identifican las partidas presupuestarias o introducir números, valores o fórmulas. Cada celda puede contener cálculos o puedes utilizar todas las que necesites. Excel puede mostrar los resultados de tus cálculos o de las fórmulas que se utilizan. La decisión más difícil que tienes que hacer es cómo dar formato a tu presupuesto, pero Microsoft ofrece varios formatos de muestra para elegir. Una vez que desarrollas competencia con las características del software, es fácil cambiar formatos, añadir luces o sombras y preparar informes numéricos o gráficos. Desde las matemáticas básicas para tablas dinámicas y funciones científicas complejas, los presupuestos en Excel son mucho más simples que el uso de un libro mayor y más eficiente que la creación de un documento de Word. Las opciones de Excel, resultan apropiadas para todo tipo de necesidades de presupuesto.

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