Protocolos para una reunión de negocios

Escrito por kyra sheahan | Traducido por esteban arenas
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Protocolos para una reunión de negocios
Es de buena etiqueta prestar atención durante las reuniones de negocios. (seminar_business image by Andrey Kiselev from Fotolia.com)

Si has estado en el mundo de los negocios por un tiempo, te habrás dado cuenta que la mayoría de las reuniones son similares en estructura. Eso es porque hay protocolos para reuniones de negocios que los moderadores y participantes acatan. Los protocolos establecen una forma estandarizada de llevar a cabo, y participar en reuniones de negocios, y ayudas a ser más eficaces.

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Crea una agenda

Las reuniones de negocios se basan en las agendas para dirigir la reunión y mantener a todos en el mismo rumbo. Las agendas se crean antes de que comience la reunión, y se pueden proporcionar a los participantes antes de la reunión para que puedan tener tiempo de revisar lo que será cubierto en el foro. Durante la reunión, el moderador podrá utilizar el programa como guía para los debates. Meeting Wizard explica que cuando los moderadores preparan y revisan la agenda antes de la reunión, les ayudará a mantener las discusiones en buen camino.

Gestión del tiempo

Las reuniones de negocios deben comenzar y finalizar a tiempo. Effective Meetings explica que es respetuoso y considerado tener en cuenta los horarios de los demás y asegurarse de que la reunión se lleve a cabo durante el tiempo que fue asignado para ella. Las reuniones no deben finalizar tarde, pero si un tema aún está en discusión cuando es el momento del final de la reunión, el moderador puede presentar el tema de discusión en otra reunión futura.

Presentaciones

Las presentaciones son importantes en las reuniones de negocios, porque a veces no todo el mundo en la reunión estará familiarizado con los que están junto a él. Ir alrededor de la mesa y presentarse con cada uno es un protocolo de una reunión de negocios. La mayor parte del tiempo, las personas dan sus nombres y títulos de trabajo durante las presentaciones.

Toma minutas

Otro protocolo de la reunión de negocios es tomar minutas. Las actas son las notas de la reunión, y realizar una minuta significa meramente documentar y registrar los puntos principales y algunos detalles, de lo que se discutió en el foro. Las minutas se pueden utilizar para capturar el seguimiento de los elementos, así como documentar las nuevas medidas que alguien de la reunión será el elegido para llevar a cabo. Estas ayudan a la gente a recordar lo que se discutió en una reunión anterior, en caso de que fuera hace tanto tiempo que los participantes necesitan un repaso.

Protocolos generales de las reuniones

Los protocolos generales de las reuniones incluyen la práctica de una buena etiqueta de comunicación, tales como asegurarse de que sólo una persona habla a la vez, no interrumpir a otros, evitar discusiones o conflictos en el foro, siendo respetuoso de las opiniones de los demás y fomentar la participación del grupo. Los miembros de las reuniones deben poner sus teléfonos celulares en silencio para evitar interrupciones, según una página web, así como abstenerse de llevar su desayuno personal, comida o bocadillos a la reunión con ellos.

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