Cómo realizar reuniones de lanzamiento de proyectos

Escrito por miranda brookins | Traducido por patricio peters
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Cómo realizar reuniones de lanzamiento de proyectos
Una reunión de lanzamiento no es una reunión típica de personal. (Comstock Images/Comstock/Getty Images)

El propósito principal una reunión de lanzamiento de proyecto es informar a los empleados acerca de un nuevo proyecto en el que la empresa está a punto de embarcarse, como la creación o el lanzamiento de un nuevo producto o la creación de una nueva página web para un producto existente. Una reunión de lanzamiento no es una reunión típica de personal; al planear una, asegúrate de que la reunión se centre en el proyecto y presente a los empleados la información detallada que necesitarán para iniciar y terminar el proyecto de manera eficiente y eficaz.

Nivel de dificultad:
Moderadamente difícil

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Instrucciones

  1. 1

    Invita a los empleados, consultores y clientes que participan en el proyecto a la reunión de lanzamiento. Incluye sólo a aquellos que sean relevantes para el proyecto, ya que otros pueden sacar la reunión del objetivo. Envía una invitación por correo electrónico e incluye una agenda para la reunión.

  2. 2

    Reserva un espacio de encuentro lo suficientemente grande como para dar cabida a todos los asistentes a la reunión. Debido a que las reuniones de lanzamiento pueden durar horas, selecciona un entorno con asientos cómodos y mesas para que los invitados tomen notas. Se puede celebrar la reunión fuera de la oficina en un salón de un hotel local o en una sala de conferencias.

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    Realiza arreglos para cualquier equipo de audio o visual que pueda ser necesario para mostrar presentaciones u otra información. Es posible que necesites un televisor, un proyector, una pantalla de proyector, un ordenador portátil, altavoces, un reproductor de MP3 o un micrófono, dependiendo del tamaño de tu reunión y el material a ser presentado.

  4. 4

    Comienza la reunión describiendo el proyecto y proporcionando el propósito a los asistentes. Por ejemplo, el proyecto podría ser la creación de un sitio web interactivo para el lanzamiento de una nueva bebida deportiva dirigido a mujeres activas en forma.

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    Detalla los objetivos del proyecto. En el ejemplo, los objetivos pueden incluir la captura de un 10 por ciento del mercado de mujeres consumidoras de bebidas deportivas o la construcción de conocimiento del producto, atrayendo 3.000 vistas únicas de la página web cada día.

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    Revela información básica sobre la situación actual del mercado, incluyendo detalles sobre la competencia. Deja que el equipo pruebe el producto y examine el embalaje; proporciona a tu equipo la retroalimentación de personas que ya probaron el producto como parte de la investigación de la empresa. Determina las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, e identifica cómo afectan positiva y negativamente al proyecto.

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    Delega responsabilidades a los individuos del equipo del proyecto. Si estás construyendo un sitio web, el equipo podría incluir un diseñador web, un programador, un director de proyecto, un redactor, un gerente de marketing, un corrector de estilo, el equipo legal y un coordinador de tráfico. Detalla cuál es la responsabilidad de cada individuo, dando una visión general.

  8. 8

    Describe las tareas específicas para cada miembro del equipo y asigna fechas límite para completar cada tarea. Identifica las tareas que son fundamentales para la ejecución general y la finalización del proyecto; cerciórate de que estén enumeradas en un orden lógico y secuencial. Para cada tarea a realizar, detalla los aportes que la persona señalada debe presentar al equipo del proyecto.

  9. 9

    Revisa lo que se discutió durante la reunión y recuerda al equipo del proyecto la primera fecha límite a cumplir. Infórmales que enviarás un resumen de lo que se discutió en la reunión de lanzamiento del proyecto. Motiva al equipo al terminar la sesión con una nota positiva y alentadora.

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