Finanzas

Cómo redactar una invitación formal a un orador invitado

Escrito por jill leviticus | Traducido por ehow contributor
Cómo redactar una invitación formal a un orador invitado

Zzubnik/Wikimedia Commons

Si estás planeando una conferencia, reunión o evento especial, los oradores invitados pueden mejorar tu programa y proporcionar información valiosa sobre el tema. Frecuentemente ellos están muy demandados, por lo que necesitarás emitir la invitación de varios meses a un año antes de tu evento, dependiendo de la popularidad del orador. Enviar una invitación formal a un orador asegura que tanto tú como él tengan la misma comprensión de las necesidades del grupo.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Necesitarás

  • Una carta, un folleto, una tarjeta de respuesta, un sobre auto-dirigido sellado

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Instrucciones

  1. 1

    Comienza la carta indicando que has admirado el trabajo del orador y que te gustaría invitarlo a hablar a tu evento. Si has oído a la persona con anterioridad, menciona tu asistencia a ese evento.

  2. 2

    Escribe un resumen de una o dos oraciones del evento. Incluye el propósito de éste, la fecha, la franja horaria para todo el evento y el lugar. Sugiere un horario y fecha específicos para la presentación del orador si estás organizando una conferencia de varios días.

  3. 3

    Menciona el tema que te gustaría que el orador aborde. Sé lo más específico posible cuando lo sugieras. Si quieres que él le proporcione a la audiencia información sobre cómo incrementar las ventas de bienes raíces, pedirle que hable sobre "Encontrar nuevas maneras de vender casas" es un mejor enfoque que limitarte a pedirle que discuta sobre los bienes raíces.

  4. 4

    Discute los arreglos financieros. Si vas a pagar un honorario o tarifa menciona el monto. Detalla los gastos que cubrirás, como una habitación de hotel, vuelo, transporte terrestre, reembolso de millaje y las comidas. Es posible que desees establecer un límite diario de gastos de comida.

  5. 5

    Pídele al posible orador que responda tu pedido para un cierta fecha. Realiza un seguimiento con una llamada telefónica si no has oído de él para esa fecha.

  6. 6

    Termina la carta agradeciéndole por considerar tu pedido. Proporciona tu número telefónico y dirección de correo electrónico en caso de que él tuviese alguna pregunta.

  7. 7

    Escribe tu nombre completo y título para terminar la carta. Si el orador te conoce por un nombre más informal, firma la carta con ese nombre.

Consejos y advertencias

  • Envía tu carta por correo en lugar de hacerlo a través de correo electrónico. Es más probable que este tipo de solicitudes se pierdan o se borren accidentalmente. Además de tu carta, incluye un folleto sobre el grupo y una tarjeta de respuesta. Ésta hará que sea más fácil para el orador indicar si acepta tu oferta. Asegúrate de incluir un sobre con tu dirección y franqueo pagado para la devolución de la tarjeta de respuesta.

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