Cómo redactar una invitación para un funcionario público

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Invitar a un funcionario oficial (como un miembro de la municipalidad, alcalde o incluso a un senador o representante del estado) a tu evento puede ser beneficioso para tu organización o causa. Redactar una invitación para un funcionario público no es tan diferente de redactar una invitación estándar. Sin embargo, existen algunas pautas a considerar para invitar a un funcionario público de modo impactante y atractivo.

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Paso 1

Comienza tu invitación detallando la información relevante respecto del evento, incluyendo nombre del evento, fecha, horario y lugar. Los funcionarios elegidos tienen agendas muy ocupadas, así que es importante que confirmes todos los detalles del evento para que no haya un cambio de último momento.

Paso 2

Incluye el propósito del evento (por ejemplo, reunir fondos, realizar una celebración para la comunidad, efectuar una ceremonia para entregar premios) para que el funcionario público tenga una idea del evento al que asistirá. La presencia de los funcionarios elegidos es necesaria en muchos eventos. Ofrecer información interesante acerca de la misión de tu organización o causa puede ayudarte a convencerlos de que asistan.

Paso 3

Detalla específicamente lo que le solicitas al funcionario. Es posible que sólo le solicites su asistencia o que quieras que dé un discurso, acepte un premio o forme parte de la ceremonia. Cuanta más información puedas brindar en tu invitación, más sencillo será que el funcionario elegido y su personal asistan.

Paso 4

Infórmale al funcionario público respecto de los demás invitados de alto perfil que asistirán al evento o los medios que lo cubrirán. El funcionario probablemente asista a un evento que le brinde la posibilidad de ganar exposición ante los medios. Es ideal que el evento sea beneficioso tanto para tu organización como para el funcionario público.

Paso 5

Brinda información completa de contacto, incluyendo las diversas maneras de contactarse con la persona a cargo de la organización del evento. Es fundamental que el invitado pueda comunicarse fácilmente con alguien para obtener más información y ayuda para asistir.

Paso 6

Revisa la invitación para verificar que tenga toda la información necesaria y que no posea ningún tipo de error gramatical o de redacción. Es recomendable que otra persona revise el escrito para verificar que sea preciso y correcto y, de este modo, luzca profesional.

Consejos y advertencias

  • Luego, comunícate con la oficina del funcionario público si no obtienes ninguna respuesta luego de la invitación inicial. Un recordatorio amistoso puede incitar al funcionario a asistir.

Referencias

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