Finanzas

Cómo redactar un reporte de actividades

Escrito por tammy parks | Traducido por ehow contributor
Cómo redactar un reporte de actividades

Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images

Los reportes de actividades se utilizan en distintos campos y cubren situaciones diferentes. Son una herramienta básica para cualquier empleado en una posición en particular que deba informar al empleado de reemplazo o que está por ingresar acerca de lo que ha ocurrido y lo que es menester que ocurra en el futuro con el fin de asegurar una transición laboral sin contratiempos. Puede tratarse de un cambio de turno o ser un reporte para el empleado entrante. Debes considerar el reporte como una guía para tu reemplazo; dependiendo del empleo y deberes, un reporte de actividades contendrá información pertinente para esa posición específica. Es importante tener presente tus metas, deberes y cualquier información que tu sucesor necesite para completar su trabajo de forma competente. El reporte de actividades ideal asegurará que no se presente ningún tipo de problema imprevisto o innecesario durante la transición.

Nivel de dificultad:
Fácil

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Instrucciones

  1. 1

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    Realiza una lista completa de la información que el empleado entrante necesitará saber. Ten en mente lo que haces diariamente, las actividades que realizas en una semana, un mes o un año. Incluye información adicional a tus deberes y responsabilidades básicas: contactos, protocolo, jerarquías, contraseñas, llaves, fechas importantes, capacitación y cualquier información específica acerca del empleo. No intentes hacerlo en una sola sesión. Date tiempo para recordar todo lo que debes incluir.

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    Desglosa tu lista por prioridades, frecuencia, tipo de información y secuencia. Haz un listado de los proyectos actuales, los tiempos o fechas en los que comenzaron, de qué modo deseas que progresen y las fechas o tiempos de entrega. Incluye todos los aspectos del proyecto que tu reemplazo deba saber.

  3. 3

    Organiza la información de forma adecuada para el puesto. Para un reporte de actividades por cambio de turno, comienza por lo que se inició durante tu turno y debe ser terminado en el siguiente. Incluye las labores completadas, de modo que el turno siguiente no las realice de nuevo. Para un reporte de actividades de trabajo, haz un listado de la información que tu reemplazo deba saber antes de comenzar. Prosigue con la lista en base a pertinencia y secuencia de las labores.

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    Realiza un directorio y mapa detallados del lugar donde se encuentran los artículos y los documentos específicos para tu reemplazo. No deben buscar más de lo que especificas para encontrar cualquier llave, material o formulario.

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    Redacta un resumen de las metas de tu puesto y de la compañía, de manera que tu reemplazo sepa dónde deben comenzar y dónde terminar. Incluye logros anteriores y describe cómo los conseguiste. Esto le dará a tu reemplazo las herramientas para continuar lo que iniciaste, sin interrumpir el flujo del proceso, e incrementará las probabilidades de que los resultados sean favorables.

  6. 6

    Para realizar tu reporte utiliza un programa informático de la oficina. Utiliza una plantilla para reporte de actividades o crea una propia con base en los detalles específicos del puesto. Repasa el reporte en distintas ocasiones para asegurarte de que nada fue omitido. Dale tu reporte a un colega para que lo revise; podría recordar algo que olvidaste.

Consejos y advertencias

  • Incluye un desglose del tiempo que se debe emplear en labores específicas.
  • Añade consejos para que tu reemplazo mejore su desempeño laboral y su productividad.

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