Cómo hacer un registro de nómina

Escrito por chuck brown | Traducido por maría j. caballero
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Cómo hacer un registro de nómina
Los registros de nómina o libros proporcionarán a cada empleado los totales del formulario W-2 necesarios para calcular los impuestos. (tax forms image by Chad McDermott from Fotolia.com)

Los registros de nómina son indispensables para mantener exactos los registros de pagos de impuestos de empleado/empleador. Sin importar si contratas a un contable para la tarea o la realizas tu mismo, los registros de nómina tienen que hacerse y de forma correcta. Estos crean un sólido historial de cuánto se pagó y cuándo se hizo. Dado que el Formulario 941 del IRS se llena y se envía por correo de forma trimestral en la mayoría de las pequeñas empresas, los registros de nómina pueden hacer más rápidas las presentaciones 941 porque todos los cálculos más largos ya se han completado y registrado. Llena el registro de nómina de forma secuencial y precisa.

Nivel de dificultad:
Difícil

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Necesitarás

  • Libro/registro de nómina
  • Folleto de impuestos federales
  • Folleto de impuestos del estado
  • Calculadora
  • Lápiz (no una pluma)

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Instrucciones

  1. 1

    Compra un libro/registro de nómina en una tienda de suministros de oficina. Ve a la corte y recoge los folletos de las tablas de impuestos federales y estatales que se utilizan para calcular las tasas de impuestos individuales. Utiliza la información de los empleados que suministraron a la empresa cuando fueron contratados para completar la primera parte del libro o registro de nómina. Copia la información de los empleados de la carpeta de información de estos en el libro.

  2. 2

    Escribe el nombre legal completo del empleado utilizado en sus declaraciones de impuestos anuales. Registra la residencia en el bloque apropiado. Los bloques de información se etiquetan en la parte superior de cada columna. Escribe R para residentes o NR para no residentes del estado donde se paga el ingreso.

    Cómo hacer un registro de nómina
    Introduce el nombre del empleado exactamente como te lo han dado a ti. (tax forms image by Chad McDermott from Fotolia.com)
  3. 3

    Anota la abreviatura indicando el estado civil. Escribe S para uso soltero o M para casado en el bloque apropiado. En el siguiente bloque introduce el número de dependientes que desean solicitar a efectos fiscales.

  4. 4

    Marca una línea a través de cualquiera de los siete días que se enumeran en la parte superior de la página en que tu negocio está cerrado. Ten en cuenta que los días marcados en cajas en la parte superior de la página inician con el domingo, no el lunes y van hasta el sábado.

    Cómo hacer un registro de nómina
    Presta especial atención al poner las horas en los días correspondientes de la semana. (Wedding Register image by Cambo from Fotolia.com)
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    Anota el número total de horas que cada empleado trabaja para cada día de la semana. Registra los días que piden salir temprano o llegar tarde. Escríbelo en una nota adhesiva cuando te lo dicen y ponlo en tu libro de nómina. Ajusta las horas totales trabajadas ese día al registrar las horas que los empleados trabajaron ese día.

  6. 6

    Suma el número de horas trabajadas en la semana y escríbelo en el bloque de horas totales. Haz lo mismo para las horas extras trabajadas. Multiplica el número total de horas de trabajo por la tasa de pago por hora. Haz lo mismo para el trabajo extraordinario.

    Cómo hacer un registro de nómina
    Separa las horas regulares trabajadas del tiempo extra, ya que se aplican diferentes tasas de pago. (tax forms image by Stephen VanHorn from Fotolia.com)
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    Utiliza las fórmulas, las tablas de impuestos federales y las tablas de impuestos estatales apropiadas para calcular las deducciones de nómina. Deduce la Seguridad Social, Medicare, retención de EE.UU., y la retención de cantidades estatales además de los otros importes retenidos en el estado en que tienes tu empresa. Suma el total de las deducciones y réstalas del salario total devengado. Escribe al empleado un cheque de la compañía por la cantidad ganada después de impuestos y registra esa cantidad en tu libro de nómina.

Consejos y advertencias

  • Registra las fechas de terminación y de contratación en el registro de tu nómina para mantener historiales de trabajo precisos en tu empresa.
  • Vuelve a revisar tus cifras; deben ser exactas.

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