Reglas básicas para reuniones eficaces

Escrito por mandi rogier Google | Traducido por natalia pérez
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Reglas básicas para reuniones eficaces
La planificación previa puede recorrer un largo camino hacia la creación de una reunión eficaz. (meeting image by Thorsten Frisch from Fotolia.com)

Las reuniones de una empresa pueden ser una pérdida de tiempo y recursos si no se manejan adecuadamente. Las distracciones, las pérdidas de tiempo y la falta de atención pueden ponerse en el camino de la productividad y evitar que el grupo cumpla con sus objetivos. Para asegurar reuniones eficaces que consistentemente logren sus objetivos, establece algunas reglas básicas para mantener a todos enfocados en la tarea.

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Establecer una agenda

Entrar en una reunión sin una agenda sólida es una receta para perder el tiempo. Si no tienes un propósito bien definido para tu reunión, considera si realmente debes hacerla. En algunos casos, una reunión semanal o mensual regular se convierte en hábito, y estos eventos continúan teniendo lugar incluso cuando la información puede ser compartida de manera más eficaz a través de una nota o de otros medios de comunicación.

Al crear tu agenda, asigna un marco de tiempo para cada artículo que necesita ser abordado. Indica claramente los objetivos de la reunión. Esto te dará un punto de referencia para medir el éxito de la reunión.

Preparar asistentes

Para que la reunión sea un éxito, los asistentes deben estar tan preparados como el líder. Incluye una copia de la agenda en la invitación a la reunión. Pega esto en el cuerpo de un correo electrónico en lugar de incluirlo como un archivo adjunto para aumentar la probabilidad de que los asistentes revisen la agenda a tiempo. Si se necesita información adicional para compartir con los asistentes antes de la reunión, puedes incluir estas piezas como archivo adjunto.

Envía la invitación a la reunión, la agenda, y otra información con tanta anticipación como sea posible. Da a cada uno por lo menos dos días para revisar la agenda y acercarse al líder de la reunión para agregar propuestas o preguntas.

Adhiere al horario

Las reuniones efectivas deben apegarse al horario. El líder de la reunión debe llegar temprano y comenzar la reunión a tiempo. Si los eventos se inician constantemente a la hora asignada, con o sin todos los asistentes, los otros miembros del grupo aprenderán rápidamente a llegar a tiempo o arriesgarse a perder el principio de la reunión.

Asigna un controlador de tiempo que no sea la persona que dirige el evento. El papel de cronometrador es recordarle suavemente al orador cuando el tiempo asignado para un tema se ha agotado. El cronometrador también es responsable de asegurarse de que la reunión concluya por lo menos cinco o diez minutos antes del horario previsto a fin de que los asistentes sean capaces de volver al trabajo a tiempo.

Terminar

Al cierre de la reunión, deben dedicarse algunos minutos a revisar todo lo que ha ocurrido. Asigna tareas a los miembros del grupo y establece claramente el plazo para las mismas. Programa un tiempo para dar seguimiento, si es necesario, o para continuar el procedimiento si el límite de tiempo deja algo incompleto en ciertas áreas.

El cierre de la reunión es un momento excelente para hacer frente a los puntos altos y bajos de la discusión. Si la reunión salió particularmente bien, el grupo debe tomar nota de esto y hacer un esfuerzo para repetir las acciones que mantuvieron a todos en el tema o ayudaron a lograr los objetivos de la reunión. Si se puede mejorar, este es el momento de tomar nota de sugerencias que se puedan implementar en la próxima reunión.

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