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Reglas de saludo para el correo electrónico

Escrito por angela tung | Traducido por jane laury
Reglas de saludo para el correo electrónico

El correo electrónico se ha convertido en la forma principal de comunicación en los negocios.

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El correo electrónico frecuentemente es visto como una forma casual de comunicación. Incluso en el lugar de trabajo, es habitual que la gente omita el saludo, la despedida y la ortografía apropiadas. Sin embargo, como el correo electrónico ha remplazado en gran medida a los memorandos, se ha convertido en la forma principal de comunicación en los negocios, por lo que seguir el protocolo y el formato adecuados es importante para demostrar respeto y claridad a los compañeros de trabajo.

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Saludos y despedidas

Los saludos y las despedidas dependen del tipo de relación que tienes con el destinatario del correo electrónico. En tu primer correo electrónico al destinatario, abre con "Querido", seguido por el nombre del destinatario. Por lo general, el nombre está bien a menos que tu compañía sea muy formal. Una vez que la relación de correo electrónico se haya establecido, puedes usar simplemente el nombre del destinatario, o un saludo más informal, como "Hola" seguido por el nombre del destinatario. Cuando escribas a un grupo, utiliza siempre "Querido", ya que los correos electrónicos en masa tienden a ser más formales. No uses saludos como "Buenos días" o "Buenas tardes". El momento en que el destinatario lea el correo electrónico puede ser a una hora diferente de la del saludo. Las despedidas siguen las mismas reglas que los saludos. En un primer correo electrónico, utiliza despedidas más formales, tales como "Suerte", "Saludos", o "Atentamente". Una vez que se hayan intercambiado mensajes de correo electrónico, la despedida no es necesaria, pero siempre incluye tu nombre como señal de despedida.

Renglón del asunto

Antes del saludo, la línea del asunto es la primera parte de información que tu destinatario va a leer. Asegúrate de hacerla significativa, clara y corta, para que el destinatario entienda el contenido de tu mensaje y le dé la importancia apropiada. Con la llegada de los dispositivos de mano, algunos trabajadores han caído en el hábito de colocar el contenido de su correo electrónico en el renglón del asunto, pensando que es más conveniente para el destinatario. Sin embargo, en realidad semejante formato demuestra brusquedad y descortesía.

Formato

Utiliza una ortografía, puntuación y mayúsculas adecuadas. Tomar el tiempo necesario para revisar y corregir las fallas demuestra respeto a tus colegas. Una coma mal colocada puede cambiar el significado de la oración. Ten en cuenta que tus colegas no son lectores de mentes y deja claros los antecedentes, por ejemplo en la oración: ("Trabajar con él en ese proyecto", ¿quién es "él" y ¿"cuál proyecto"?). Nunca escribas todo en mayúsculas. ESCRIBIR TODO EN MAYÚSCULAS HACE PAREZCA QUE ESTÁS GRITANDO A TU COLEGA. Escribe párrafos cortos que traten los objetivos. Sé amigable pero, a menos que seas cercano al destinatario, evita los chistes o el sarcasmo, que con frecuencia son ignorados en el correo electrónico. Finalmente, evita los emoticones.

Cortesía

Un estudio reciente del Periódico de Comunicación realizado por computadora demostró que los remitentes de los correos electrónicos corteses fueron mejor vistos cuanto más amigables y agradables eran, que aquellos que carecían de buena educación. Es más, los destinatarios de los correos electrónicos estuvieron más dispuestos a trabajar con los remitentes corteses. Puedes demostrar cortesía en un correo electrónico de la misma manera en que lo haces en la vida real. Utiliza "por favor" y "gracias" cuando realices una solicitud. De nuevo, tomar el tiempo necesario para revisar que tu correo esté gramaticalmente correcto, demuestra una conducta escrupulosa a tus compañeros. Negarte a hacerlo implica que tu tiempo es más importante que el de ellos.

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