Mantener un horario de producción

Las agencias de publicidad crean horarios de productos que perfilan los proyectos en los que está trabajando en un período de tiempo dado. El horario enlista elementos que se están preparando para el cliente junto con las fechas de entrega. Ya sea un comercial que se está produciendo, un nuevo sitio web o una publicidad impresa en una revista, todo está enlistado en el horario. Los coordinadores de tráfico son responsables de actualizar el horario de producción, así el resto de la agencia sabrá el estatus de cada trabajo. Si una fecha de entrega cambia o las necesidades de un proyecto cambian, el coordinador de tráfico los anota en el horario de la producción.

Rastrear trabajos

Con la ayuda del horario de producción, los coordinadores de tráfico en las agencias de publicidad son capaces de rastrear el estatus de cada trabajo. Rastrear los trabajos puede implicar hablar con los diseñadores, editores o ilustradores para determinar si un proyecto será completado a tiempo o para identificar si hay una pausa en el proyecto porque se necesita más información o los recursos no están listos para completar el trabajo.

Reportar el estatus de los trabajos

Los coordinadores de tráfico son responsables de reportar el estatus de trabajos a los miembros del equipo de planeación apropiado y del equipo creativo. Si un proyecto está siendo editado, el coordinador de tráfico tiene que hacérselo saber al equipo creativo y si un proyecto va a tomar más tiempo que lo que se había diseñado inicialmente, el coordinador de tráfico tiene que informar al equipo de planeación, para que pueda decidir qué medidas tomar para retomar el horario.

Revisión de la calidad y contenido

Antes de darle un proyecto al equipo creativo, un coordinador de tráfico asegura que todos los formularios necesarios del proyecto estén completos para que el equipo creativo tenga la información adecuada para empezar. Por el contrario, una vez un trabajo está hecho y listo para volver al equipo de planeación, el coordinador de tráfico puede aplicar ediciones para copiar o diseñar y asegurar que lo que se le está dando al planeador es igual al plan original del proyecto.

Mantener muestras del inventario

Una vez el trabajo está completo, el coordinador de tráfico asegura que la agencia tenga muestras archivados para un futuro uso. Se organiza un archivo de muestra, generalmente en línea y en un gabinete de archivos.