Responsabilidades de una recepcionista

Escrito por jenn schanz | Traducido por cintia ros
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Responsabilidades de una recepcionista
Un agradable y profesional tono de voz es una gran ventaja para una recepcionista. (call-center image by Yvonne Bogdanski from Fotolia.com)

La recepción es una posición necesaria en cualquier oficina corporativa de alta frecuencia o en oficinas de servicios, tales como las de dentistas o de consultorios médicos. Las recepcionistas proporcionan atención al cliente, responden el teléfono, transfieren llamadas, programan citas, completan faxes y correos electrónicos y archivan papeles. Por lo general, esta posición requiere una carrera universitaria completa o en progreso y la demostración de la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo y de mantenerse organizado.

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Responsabilidades de planificación

Las recepcionistas, por lo general, están a cargo de la planificación de citas, a menudo usando programas básicos de computación para bloquear los horarios de las citas de los trabajadores de la oficina. Cuando las mismas deben ser re-programadas o deben realizarse llamadas para confirmar asistencia, también recaerá sobre las responsabilidades de la recepcionista.

Responsabilidades de una recepcionista
En general se utiliza un software de planificación para administrar citas. (computer image by blaine stiger from Fotolia.com)

Responsabilidades de atención telefónica

Una recepcionista es responsable de revisar los mensajes al comienzo de su turno, de transferir llamadas a la oficina correcta y de mantener un comportamiento profesional al contestar el teléfono. Una recepcionista debe ser capaz de responder con precisión a preguntas generales y por lo tanto debe estar bien informada ​​sobre el funcionamiento básico de la oficina y debe saber el número de extensión de todo el mundo.

Las recepcionistas siempre deben verse profesionales para recibir a las visitas.
Las recepcionistas siempre deben verse profesionales para recibir a las visitas. (secretary image by Barbara Helgason from Fotolia.com)

Responsabilidades sobre trámites y papeleo

A la mayoría de las recepcionistas se les requiere cumplir con responsabilidades básicas de papeleo como entregar el correo, enviar y recibir faxes e ingresar datos. En algunas oficinas, en particular en las pequeñas empresas, las recepcionistas se encargan de organizar y mantener un sistema de archivo de documentos en papel.

Las recepcionistas son responsables del mantenimiento y organización de varios tipos de documentos de oficina.
Las recepcionistas son responsables del mantenimiento y organización de varios tipos de documentos de oficina. (paperwork image by Pix by Marti from Fotolia.com)

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