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El rol del sello en una carta

Escrito por mary h. snyder | Traducido por stefanía saravia
El rol del sello en una carta

Es una buena práctica de negocios utilizar un sello en una carta cuando se está dejando un mensaje negativo.

Thinkstock Images/Comstock/Getty Images

El uso de un sello en una carta es más comúnmente aplicado a interacciones de negocios. Las cartas de negocios que deben transmitir mensajes negativos al lector se confían con un sello para dar ritmo a la introducción de malas noticias. Se hace generalmente por respeto al lector, y también para mantener la relación cordial de negocio con el individuo que recibe la carta.

Transmsión de mensajes negativos

La transmisión de mensajes negativos, especialmente en situaciones de negocio, requieren un manejo muy cuidadoso de la información. Un mensaje con contenido negativo en una carta se refiere a cualquier mensaje que resultará en que el lector responda con tonos de disconformidad. Por lo tanto, es crucial preparar al lector por algo que se está por venir, mientras también se le intenta dar un giro positivo de cierto modo.

Preparar al lector

La preparación del lector para las malas noticias que se le deben transmitir, se maneja mejor dándole una razón válida de las mismas. Esta razón necesita ser una lógica y legítima, en un esfuerzo de facilitarle al lector la aceptación mucho más favorablemente. También es importante enfatizarle que el mensaje que se le está transmitiendo o la decisión que se va a tomar es a largo plazo.

Comienzo del sello

Una carta de negocios que transmite malas noticias utiliza un sello para asegurar que la carta comience con una nota positiva. El sello establece una conexión positiva con el lector, ya sea a través del uso de un comunicado con el cual el lector acordará, o con un cumplido para el lector. Al mismo tiempo, el sello no tiene la intención de hacerle pensar a su destinatario que la carta contiene un mensaje positivo.

Los sellos deben ser concisos

Los sellos deben ser concisos y breves. Según unas investigaciones recientes de Joel D. Bowman, un profesor y experto en comunicación de negocios, no todos responden bien ante un comienzo con un sello. Por lo tanto, éstos deben ser breves para lograr su efecto deseado y también evitar hacer más mal que bien.

Cuándo y cómo se utilizan los sellos

Los sellos se utilizan en cartas que proveen información sobre órdenes tardías o declinadas. Éstos son también utilizados cuando se da una respuesta negativa a solicitudes y reclamaciones, negando el crédito a alguien, o transmitiendo un anuncio negativo. Por ejemplo, una carta con un rechazo de crédito debe abrirse con el propósito de la carta mientras también se refiere a algo con lo cual el lector puede asentir, como la validación del razonamiento dado por el lector para su pedido del crédito. La verificación del crédito es utilizada como soporte lógico de por qué el crédito fue rechazado.

Decir no evoca una reacción diferente a través de las culturas

Es importante entender que las respuestas a mensajes negativos varían a lo largo de las diferentes culturas. Cuando se transmiten mensajes negativos en una carga, se cuidados de las implicaciones culturales inherentes del mensaje tanto como de la sensibilidad del lector. Los sellos podrían necesitar adaptarse en concordancia con las variaciones culturales de los lectores. Por lo tanto, una carta personalizada es preferible en una buena práctica de negocios, en lugar de una carta modelo. Sin embargo, si esta última fuera necesaria, deberá redactarse con sumo cuidado.

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