¿Qué es el sistema de achivo alfanumérico?

Escrito por gwen bruno | Traducido por patricio peters
¿Qué es el sistema de achivo alfanumérico?

Un sistema de archivo alfanumérico organiza información.

Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images

El sistema de archivo alfanumérico es una de las opciones para organizar archivos, y como otros métodos, dan al usuario un forma sistemática de guardar y acceder a información crucial, según la Biblioteca del Estado de Texas.

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Combinación

Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro alfabético (ordenado de la A a la Z) y registro numérico (ordenado desde el número menor hasta el mayor).

¿Cómo funciona?

El sistema de archivo alfanumérico utiliza una combinación de nombres (comúnmente un sujeto) y dígitos. Por lo general, los grandes sistemas alfanuméricos emplean acceso indirecto, lo que quiere decir que un índice o código deberá ser consultado para obtener un archivo. Esos grandes sistemas, normalmente están automatizados.

Ventajas

Usar un código en un sistema de acceso indirecto acorta los nombres de archivos y aumenta la seguridad de un sistema, debido a que el usuario deberá conocer el código para solicitar archivos, asegura el Manual de Manejo de Registros del condado de West Virginia.

Desventajas

Los usuarios de un sistema alfanumérico necesitan mayor entrenamiento que al usar un método únicamente alfabético o numérico. Clasificaciones incorrectas son más comunes en este caso y más difíciles de corregir que en un sistema simple.

Ejemplo

Un ejemplo del método de archivo alfanumérico es el sistema de catalogación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, que utiliza sus materiales tanto con letras para identificar temáticas amplias y números para indicar asuntos específicos e información de estantería.

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