¿Qué es un sistema de trabajo en una organización?

Escrito por alex burke | Traducido por laura de alba
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¿Qué es un sistema de trabajo en una organización?
Divide las tareas para realizarlas de forma eficiente. (NA/Photos.com/Getty Images)

Una organización de negocio típica cumple su carga de trabajo creando una serie de tareas que son realizadas y llevadas a cabo según sea requerido. Éstas tareas pueden incluir comprar materiales, vender servicios, contratar empleados o responder a los clientes. Colocar esas tareas en series de sistemas organizados interconectados puede beneficiar a la compañía introduciendo la eficiencia y el orden al trabajo diario y al final incrementando la línea final. Los sistemas de trabajo permiten que las tareas diarias sean operadas de forma coordinada y proporcionan un marco de trabajo básico para producir servicios y productos.

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Define el sistema

Un sistema de trabajo es un esfuerzo colectivo y el diseñado cuando una tarea o meta en particular se identifica como que requiere más de una persona para ser lograda. Los sistemas de trabajo incorporan tecnología, información y recursos de negocios para crear servicios o productos para los clientes tanto externos como internos. La persona o personas reclutando a otros para operar dentro del sistema de trabajo deben definir primero y organizar el sistema que permitirá que la meta sea lograda. El sistema debe ser definido para saber qué trabajadores y máquinas son necesarios, qué es lo que hará cada uno y cómo fluirá de una tarea a la siguiente para una máxima eficiencia.

Tipos de sistemas de trabajo

Ningún tipo de sistema de trabajo existe por sí solo debido a que el concepto de sistema de trabajo es una capa que se puede llenar dentro de las metas y necesidades de una organización. Ejemplos de los sistemas de trabajo incluyen un sistema de información, una cadena de suministros, un servicio para empleados o clientes y el sistema al que entra un comprador cuando ordena un producto de la organización. Los sitios web de comercio electrónico también se pueden considerar sistemas de trabajo que cumplen tareas como la publicidad, el servicio al cliente o el manejo de transacciones.

Algunos sistemas de trabajo están diseñados para cumplir una tarea y después terminarla, como un proyecto especial (conferencia, recolección de datos) o un producto que es fabricado para una época específica y después descontinuado. Otros sistemas de trabajo pueden vincularse para formar un sistema de trabajo más grande, como un sistema de trabajo que produce un producto. Por ejemplo, los sistemas de trabajo de producción de productos (las líneas de producción) se vinculan con el sistema de trabajo de la cadena de suministros (compras de material), el sistema de trabajo de Diseño (ingeniería) y el sistema de trabajo de envoltura (fabrica un producto listo para la compra).

Elementos del sistema

Todos los sistemas de trabajo contienen una serie de elementos que influyen en ellos. Los elementos son interdependientes y operan juntos para crear un sistema completo. Éstos elementos incluyen al trabajador, la tarea, la estructura de la organización, las políticas y directrices de la organización y sus prácticas de liderazgo.

El trabajador puede ser un empleado o un trabajador contratado. La tarea a la mano incluye lo que se necesita hacer y cómo se debe lograr. La estructura de la organización incluye a los individuos, los papeles en la compañía y cómo se relacionan esos papeles en cuanto al trabajo que se hace. Las políticas de la organización incluyen los acuerdos, reglas y afirmaciones que dictan la forma en la que el trabajo necesita completarse. Las prácticas de liderazgo dentro de la organización controlan y dirigen el logro del sistema de trabajo y ayudan a mantener el enfoque y la motivación.

Marco de trabajo básico

Aunque el sistema de trabajo varía ampliamente entre las organizaciones, existe un marco de trabajo básico de componentes que se pueden utilizar para llenar el sistema de trabajo. Estos componentes incluyen a los participantes, las actividades y procesos, las tecnologías, la información o datos, el ambiente físico, las estrategias de proceso y el producto final. Los componentes del marco de trabajo se ajustan con los elementos para producir el sistema de trabajo.

Revisando los sistemas de trabajo

La dinámica de revisar un sistema de trabajo existentes se puede lograr imponiendo un conjunto de fases sobre el sistema de trabajo. Conocido como el ciclo de vida del sistema de trabajo, estas fases son descritas como operación y mantenimiento (mejoras actuales), iniciación (nuevo sistema de trabajo), desarrollo (nuevos requisitos) e implementación (instalación, entrenamiento, prueba). Tanto las revisiones como los cambios planeados y no planeados pueden ocurrir cuando se utilizan estas cuatro fases. Los cambios planeados utilizan las cuatro fases, y los cambios no planeados o no anticipados ocurren a través de cada fase en la forma de adaptaciones, experimentación y reparaciones.

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