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Sistemas de contabilidad manuales vs. informatizados

Escrito por osmond vitez | Traducido por juan manuel rodriguez
Sistemas de contabilidad manuales vs. informatizados

Contabilidad manual vs. informatizada.

Laptop and abacus image by Marek Kosmal from Fotolia.com

La contabilidad para las transacciones financieras de una empresa es una función importante de las operaciones diarias. Desarrollar y utilizar un sistema de contabilidad adecuado asegurará que todas las transacciones se registren correctamente y con precisión en la contabilidad general de la empresa. Los avances tecnológicos facilitan el proceso contable para muchas firmas.

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Contabilidad manual

Los sistemas manuales de contabilidad utilizan varios libros de papel para registrar las transacciones financieras. Las empresas tienen libros de contabilidad separados para cada parte del sistema de contabilidad, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y ventas. Los contadores luego consolidan estos libros en un libro mayor, proporcionando el saldo de cada libro. El cuaderno del libro general ayuda a crear estados financieros.

Beneficios de la contabilidad manual

Si bien es tedioso y requiere mucho tiempo, los sistemas manuales de contabilidad ofrecen algunos beneficios. Los libros son fáciles de revisar y los contadores pueden realizar cambios sencillos en caso necesario, las cuentas individuales son fácilmente reconciliables porque la información está en un orden sistemático a través de cada libro. Los contadores también tienen la ventaja de manejar físicamente cada libro y crear notas en las cuentas de los clientes con respecto a las cuestiones que requieran aclaración o corrección.

Contabilidad informatizada

Las hojas de cálculo y sistemas de información contable requieren contadores para introducir los datos financieros en ellos y luego algoritmos matemáticos calcular la información en los libros de contabilidad necesarios y estados financieros. Los sistemas informáticos permiten también a los contadores crear análisis de tendencias y reportar cualquier variación de forma rápida y precisa. Además, las transacciones de todas las divisiones de la compañía son accesibles a través de los sistemas contables computarizados, brindando a los contadores el mejor acceso a la información financiera.

Beneficios de la contabilidad informatizada

La contabilidad computarizada ofrece varias ventajas más que la contabilidad manual; los contadores procesan más información y más rápido, las fórmulas verifican los totales calculados y los errores son menos frecuentes. Los sistemas de contabilidad también son personalizables por industria, proporcionando a los contadores la oportunidad de utilizar plantillas predefinidas para su libro mayor. Los contadores también pueden almacenar varios años de información financiera con relativa facilidad, dándoles la oportunidad de revisar la información del año anterior sin clasificación a través de pilas de libros de papel.

El mejor método

La mayoría de las empresas utilizan un sistema de contabilidad computarizado para el registro y la presentación de su información financiera. Este sistema permite a las empresas registrar con precisión las transacciones comerciales y generar informes financieros con rapidez para revisión de la dirección. Mientras que las funciones de la contabilidad manual han cambiado, nunca desaparecerán por completo. Los contadores deben revisar la información presentada en los informes financieros del sistema de contabilidad y asegurar que sea exacta y válida. También deben asegurarse de que toda la información financiera sigue los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y otras directrices de los organismos reguladores.

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