Finanzas

Software de contabilidad para las organizaciones sin fines de lucro

Escrito por sheila shanker | Traducido por federico giorgianni
Software de contabilidad para las organizaciones sin fines de lucro

El software de contabilidad puede ser muy efectivo.

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El software de contabilidad ha sido muy popular con los programas para las industrias específicas. Un software puede ser configurado para trabajar con las empresas minoristas o de distribución, y también puede ser configurado para ser usado con las organizaciones sin fines de lucro. Un software dedicado a un sector, como el de las organizaciones sin fines de lucro, tiene la funcionalidad típica de ese área. La expectativa es que el plan de cuentas y reportes sea configurado para satisfacer las necesidades de contabilidad de las organizaciones no lucrativas, ahorrando tiempo y energía.

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Nociones básicas

Un software para una organización sin fines de lucro debe tener la funcionalidad básica de permitir entradas del diario y de reconocer los débitos y los créditos. La contabilidad para las organizaciones no lucrativas es similar a la contabilidad para los negocios regulares, con una diferencia: un nivel adicional de detalle. Las facturas tienen que ser pagadas, el dinero es recibido y las conciliaciones bancarias son realizadas. Estas funciones son las mismas tanto para las organizaciones con fines de lucro como para las que no los tienen. Pero en el mundo sin fines de lucro, se registra más información, como los gastos relacionados a un flujo de ingresos específicos. Cuando se paga una factura, la pregunta es si existe o no una subvención o donación dado específicamente para ese gasto. Este es un escenario común para las organizaciones no lucrativas.

Subvenciones

Muchas organizaciones sin fines de lucro reciben subvenciones o subsidios y tienen que administrarlos e informar sobre ellos. El software debe permitir flexibilidad para ejecutar los ingresos y los gastos de las subvenciones. Muchos programas ofrecen módulos de subvenciones que funcionan en conjunto con el libro mayor, dando al software una dimensión adicional. Las subvenciones pueden ejecutarse por más de un año o por un período distinto al del libro mayor, y un módulo separado ejecutándose en una línea de tiempo separada puede ser muy útil.

Servicio al cliente

Al mirar el software de contabilidad para las organizaciones no lucrativas, considera el servicio al cliente, especialmente la asistencia técnica. Muchas veces el servicio al cliente funciona en un zona horaria distinta que la de la organización sin fines de lucro y eso puede impactar en la eficiencia de la organización al usar el software. Por ejemplo, supón que estás en California y a las 4 p.m. el sistema se vuelve defectuoso y no puedes ejecutar un informe. Es posible que necesites esperar hasta el día siguiente para conseguir algo de ayuda del servicio al cliente si éste se encuentra en otra zona horaria y está fuera de servicio. La calidad del servicio también es importante. Si tienes que lidiar con personas que no tienen idea de lo que estás hablando, es posible que no utilices el sistema tan bien como podrías. Consigue referencias de los clientes actuales y pregunta acerca de esto antes de adquirir un sistema nuevo.

Seguridad

Al igual que con cualquier otro software de contabilidad, la seguridad debe existir para el programa de una organización sin fines de lucro. El uso de datos no autorizado puede ser desastroso y la eliminación de datos o su modificación puede ser un dolor de cabeza e implicar grandes cantidades de tiempo para corregir y reingresar la información. Las contraseñas son una necesidad y no cualquiera necesita acceso a todas las partes de un programa de contabilidad. La información de los donantes por cobrar debe mantenerse confidencial. Ten en cuenta que no todos los donantes quieren ser identificados y que toda la información debe conservarse segura y privada.

Consideraciones

Al conseguir un nuevo software, procura que haya tiempo para capacitarte. Las personas que no están bien capacitadas en el sistema no utilizan todas sus funciones y no usan el software en su capacidad máxima. Además, los costos deben ser considerados al adquirir el software. En adición al costo del software, existen costos asociados con el mantenimiento del sistema y la formación de las personas que lo utilicen.

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