¿Qué es una tabla dinámica en Microsoft Excel?

Escrito por robert killam
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Una tabla dinámica (o lo que Microsoft denomina "informe de tabla dinámica") es una tabla con la que el usuario puede interactuar para recopilar y ver las diferencias en grupos extremadamente grandes de información. Como su nombre sugiere, las filas y columnas son dinámicas, lo que permite ver distintos resúmenes de los datos originales y al mismo tiempo obtener los detalles de áreas específicas.

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Beneficios

Las tablas dinámicas son de utilidad cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos relacionados en algunos puntos. Según el archivo de ayuda de Excel sobre informes de tablas dinámicas, es posible añadir una extensa lista de números y consultar hechos específicos relacionados con estos números. Por ejemplo, un informe de tabla dinámica permitiría a un usuario personal ver las veces que se gasta un determinada cantidad de dinero durante enero en la categoría "Diversión" de su presupuestos.

Para crear una tabla dinámica, los datos de origen deben estar organizados de algún modo. Podría decirse que lo más sencillo es introducir primero los datos de origen en Excel, aunque Excel (desde Office XP) permite al usuario obtener datos de orígenes externos. Excel utilizará una función conocida como "consulta", que podría no estar instalada en Microsoft Excel. Las columnas de los datos de origen se convertirán en los campos del informe de tabla dinámica. El campo ofrecerá lo que Excel denomina un "resumen" de "filas múltiples de información". En el ejemplo anterior del presupuesto, la celda A1 podría ser la "Categoría", B1 sería el "Mes" y C1 el "Importe". La fila inferior mostraría "Diversión", "Enero" y "25,00 USD" respectivamente, y las siguientes filas contendrían datos similares con diferentes categorías, meses y datos. El usuario podría utilizar la tabla dinámica para organizar los datos de modo que pudiera ver todo el dinero gastado en "Alquiler" o "Comida" para un mes en concreto o para varios meses, o bien otros importes gastados, en función del importe.

Tras organizar los datos de origen en columnas y filas, la creación de un informe de tabla dinámica conlleva la selección de todo el campo de datos para el cual es necesaria la tabla dinámica. Tras seleccionar los datos, haz clic en el menú Datos y selecciona "Informe de tablas y gráficos dinámicos". El Asistente de informes de tablas dinámicas aparece en pantalla. Si vas a crear un informe de tabla dinámica, selecciona la opción adecuada para los datos de origen y, a continuación, selecciona "Tabla dinámica" antes de hacer clic en "Siguiente". En la siguiente pantalla, Excel preguntará la localización de los datos que quieres utilizar y, si se seleccionaron datos previamente, el rango de datos preseleccionados ya aparecerá introducido. Si los datos de origen no se seleccionaron previamente, pulsa dentro del rango blanco y arrastra los datos adecuados. Tras hacer clic en "Siguiente", Excel preguntará dónde quieres la tabla dinámica. Selecciona las opciones adecuadas para situar la tabla dinámica en la hoja actual o en una nueva. A continuación haz clic en "Finalizar".

Tras hacer clic en "Siguiente", Excel preguntará dónde quieres la tabla dinámica. Selecciona las opciones adecuadas para situar la tabla dinámica en la hoja actual o en una nueva. A continuación haz clic en "Finalizar". Una vez creada la tabla dinámica, un campo relativamente en blanco aparecerá en el punto donde decidiste situar tu tabla dinámica. Aparecerán una barra de herramientas y un cuadro emergente en la pantalla con los encabezados de las columnas enumerados dentro del cuadro. Arrastra los encabezados de las columnas al punto deseado en la tabla dinámica. Los encabezados de las columnas pueden suprimirse de la tabla dinámica si se arrastran de nuevo al cuadro emergente. Una vez que los encabezados de la columnas están en el informe de tabla dinámica, pueden manipularse al gusto del usuario para ver los datos adecuados. "Categoría" podría estar en B1, de modo que los meses se colocaran a la izquierda, las categorías en la parte superior y los importes se correspondieran entre las categorías y los meses. A partir de aquí, es posible hacer clic en los menús desplegables de los datos para ver todos los meses, los meses seleccionados, o ver una categoría específica o bien varias. La reordenación de los encabezados de columnas (por ello es dinámica) permite ver cuántas veces gastas un importe específico para una categoría, o durante un mes determinado. De este modo, las tablas dinámicas son extremadamente útiles cuando son necesarias distintas facetas de los mismos datos.

Los informes de tablas dinámicas son de extrema utilidad cuando se trata de grandes cantidades de datos, aunque técnicamente sólo es necesaria una "porción" de los datos de origen para crear el informe (por supuesto, utilizar sólo una porción de los datos no tendría sentido). Tampoco existe límite en el número de porciones de datos que pueden incluirse en el informe. El informe puede utilizarse para administrar las finanzas personales , las finanzas de la empresa e incluso estadísticas de juego para los videojuegos de rol multijugador masivos en línea (MMORPGs) como World of Warcraft, donde es necesario mantener estadísticas de las armas y piezas de armaduras en los retos para pasar al nivel superior.

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