Las tareas relacionadas con la planificación de un proyecto

Escrito por sampson quain | Traducido por enrique pereira vivas
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Las tareas relacionadas con la planificación de un proyecto
Las tareas relacionadas con la planificación de un proyecto. (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)

La planificación del proyecto puede ser un factor determinante en el éxito de un negocio. Los empleados, ya sea trabajando individualmente o como parte de un equipo, a menudo se les requiere completar los proyectos del cliente bajo una línea de tiempo, y sin la planificación adecuada, un resultado deseable es difícil de lograr. Las tareas comunes asociadas con la planificación del proyecto incluyen el establecimiento de objetivos claros y definir cuándo cada paso del proyecto debe ser completado.

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Definir los objetivos

Un proyecto no tendrá éxito a menos que las personas involucradas entiendan el propósito y el objetivo. Por ejemplo, si un cliente le ha pedido a una empresa diseñar una casa, la meta del proyecto es presentar los planos que detallen todos los aspectos de ese hogar al cliente. Un componente importante en la definición de los objetivos de un proyecto es incluir cómo la realización de este proyecto beneficiará a la empresa. Hacer que los empleados sean conscientes de los resultados positivos es una forma efectiva para mantenerlos motivados.

Preparar un presupuesto y el calendario

Dos tareas clave en la planificación de proyectos son la preparación un presupuesto y el establecimiento de un calendario. Un presupuesto, ya sea interno o uno que se presente a un cliente, debe ser detallado y tomar todos los aspectos del proyecto en consideración. También se debe tener en cuenta los posibles retrasos y sobrecostos. Muchas veces, el presupuesto determinará el cronograma del proyecto, aunque éste también puede verse afectado si un cliente tiene prisa y quiere que el proyecto sea terminado a un ritmo acelerado.

Establecer el equipo

Incluso en proyectos en solitario, en el que una persona es responsable de la mayor parte de las tareas, a menudo hay aspectos del proyecto que requerirán una delegación o dependencia de consultores externos. En un proyecto de equipo, es esencial elegir a los trabajadores que mejor se adapten a las diferentes tareas. Por ejemplo, en un proyecto en el que se contrató a una empresa para un diseño de interiores para redecorar la mansión de un multimillonario, un gerente de proyecto debe elegir diseñadores con experiencia en diferentes áreas, tales como muebles, la pintura y el paisaje, para maximizar las capacidades individuales de cada persona.

Establecer pautas de progreso

En un proyecto de equipo, es vital que todos los miembros del equipo sepan cuándo tienen que informar sobre sus avances para mantener el trabajo rodando a un ritmo constante. Si los informes de progreso se presentan a diario o semanalmente dependerá de la programación, aunque una estructura de informes periódica es necesaria para asegurar que el proyecto se está desarrollando bien. También éste puede ayudar a identificar las áreas problemáticas antes de que se conviertan en obstáculos. En proyectos en solitario, las directrices de progreso deben comprender la notificación directamente a un supervisor o al cliente, en lugar de hacerlo al equipo.

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