Técnicas para estimar y presupuestar un proyecto

Escrito por mary jane | Traducido por laura gonzalez
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Técnicas para estimar y presupuestar un proyecto
Parte del proceso de estimación es la creación de un presupuesto, para que la empresa pueda establecer la financiación en consecuencia. (Hemera Technologies/AbleStock.com/Getty Images)

Los gerentes de proyecto y los contratistas profesionales son a menudo responsables de la estimación de los costos del proyecto y la propuesta de un presupuesto para un consejo de administración. Si bien no existen medidas establecidas para estimar un proyecto, ya que cada proyecto tiene diferentes necesidades y demandas, algunos pasos pueden ser útiles en el proceso de estimación. Parte del proceso de estimación es la creación de un presupuesto, para que la empresa pueda establecer la financiación en consecuencia.

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Planificar e investigar

La realización de investigaciones sobre el proyecto es el primer paso útil en la estimación de los costos de un determinado proyecto. La compañía para la que estás estimando los costos podría tener recursos disponibles para el proyecto, que puede hacerte ahorrar fondos en el presupuesto. Estos recursos pueden incluir a los empleados para la planificación de la producción, servicios de preparación y limpieza para el proyecto y ofrecer recursos de terceros para tareas más pequeñas del proyecto.

Costos operacionales

Los costos operativos incluyen las materias primas, suministros, equipo y espacio arrendado necesario para completar el proyecto. La compañía para la cual estás preparando la estimación de costos puede ser capaz de ofrecerte cifras aproximadas basadas en lo que necesitan en términos de materias primas y suministros. Otros costos operacionales incluyen las compras y gastos no planificados.

Empleados y ayuda tercerizada

El presupuesto para el proyecto dado debe incluir también la financiación de los empleados, contratistas y ayuda subcontratada. Mientras que la compañía para la que estás estimando la financiación del proyecto podría tener empleados listos para abastecer el proyecto, debes calcular cuánto costarán los contratistas y la ayuda subcontratada. Esta investigación puede incluir el obtener varias propuestas de contratistas para encontrar el mejor ajuste financiero al proyecto.

Fondos de emergencia

Una vez que los costos de operación y mano de obra hayan sido considerados en las estimaciones del proyecto, debes hacer algo de espacio adicional en el presupuesto para la financiación de emergencia. Por ejemplo, los contratistas y los empleados pueden enfermarse durante la duración del proyecto y la maquinaria necesaria para la producción podría comenzar a fallar. La financiación de emergencia está destinada a mantener el proyecto a tiempo para llegar al plazo establecido.

Estimaciones realistas

Los presupuestos que estás preparando para un proyecto deben ser realistas, por dos razones. No puedes calcular estimaciones altas para asegurarte de que estés protegido en términos de tener suficientes fondos para situaciones de emergencia, pues el Consejo de Administración podría no aprobar tu presupuesto. Las estimaciones presupuestarias tampoco pueden ser demasiado bajas, ya que la empresa quiere un proyecto final de alta calidad que sea atractivo para los consumidores objetivo.

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