Términos contables del hotel

Escrito por heather lacey | Traducido por héctor muñoz
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Términos contables del hotel
La contabilidad del hotel utiliza la terminología específica del sector. (calculator image by Kovac from Fotolia.com)

Los hoteles siguen los principios generales de contabilidad, pero debido a la naturaleza única de la contabilidad de los huéspedes, los departamentos de contabilidad de los hoteles utilizan términos que pueden no estar familiarizados con los contadores en otras industrias. Los términos de contabilidad relacionados con la gestión de los pagos de clientes, los cargos y los conflictos pueden ser confusos para los extraños, pero representan conceptos cotidianos en la industria hotelera.

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Folio

El registro de todos los ingresos y los pagos asociados a un cliente o a un grupo recibe el nombre de cuenta y una cuenta puede ser organizada por secciones, o folios. Entre las divisiones de folio comunes se incluyen una para los gastos de habitación, otra para los cargos de alimentos, bebidas y otros gastos. Múltiples folios se utilizan a menudo con las cuentas de invitados de una convención, ya que la tarifa de la habitación se puede pagar por el grupo, mientras que los individuos son responsables de los cargos adicionales, o cargos incidentales.

La separación de folios permite opciones de impresión, lo cual es útil para las tasas ciegas -cuando el precio de la habitación del grupo debe permanecer desconocido para el huésped. A la salida, un cliente de la convención puede presentar el pago de cargos adicionales y recibir un recibo impreso sólo para los folios que contienen los cargos por los que se pagó. El saldo del folio de los cargos de la habitación permanece oculto a los huéspedes y se transfiere a la cuenta de grupo para la facturación posterior.

Cargo de la habitación

Los clientes que tienen una tarjeta de crédito registrada en una cuenta son elegibles para firmar por cargos a las habitaciones. En el punto de venta, los clientes firman un recibo que autoriza que el cargo sea pagado por el método de pago de la cuenta. El cargo se fija entonces a la carpeta adecuada para el tipo de carga.

La alternativa a un precio de habitación es usar otro método de pago de los servicios, tales como dinero en efectivo o crédito. Los huéspedes sin tarjetas de crédito se consideran en el expediente como “sólo pagos en efectivo” y no tienen privilegios por el cargo de habitación.

Publicación

Cualesquiera cargos enviados a una cuenta de invitado se publican, ya sea manualmente o mediante el sistema informático del hotel. Los cargos publicados por computadora son conocidos como anuncios de interfaz y éstos son comunes en las tiendas de los hoteles que utilizan una caja registradora y un sistema de punto de venta, tales como un restaurante o una tienda de regalos.

Cuando el cargo de la habitación es designado como tipo de pago, el cajero introduce el número de habitación del que se hospeda y el punto de interfaces del sistema de venta con el sistema de gestión de la propiedad para publicar el cargo. Los cargos manuales son enviados por un empleado del hotel, usualmente de recepción o contabilidad. Estos cargos podrían provenir de medios sin un sistema de punto de venta, pero la mayoría son publicaciones comunes de interfaz que no pasaron debido a la interrupción del sistema o a la información incorrecta del cuarto.

Cargo tardío

Un cargo tardío se produce cuando un cliente firma un cargo a una habitación después de salir del hotel. Los cargos tardíos comunes incluyen el desayuno o cargos del minibar y contabilizaciones manuales debido a la interrupción del sistema. Desde que el huésped tenía una tarjeta de crédito en archivo, la recepción es capaz de utilizar la misma tarjeta que se utiliza para pagar el cargo. Si la tarjeta es rechazada, una factura se envía por correo al domicilio registrado del huésped.

Depósito anticipado

Los depósitos anticipados son prepagos de habitaciones o cualquier otro servicio del hotel. Estos depósitos son de uso común para garantizar las reservaciones para bodas o convenciones celebradas en el hotel. En la mayoría de los servicios de comida o de eventos grupales, el anticipo se requiere 72 horas antes de que ocurra el evento. El depósito a la cuenta del grupo y los gastos se contabilizan a la cuenta a medida que ocurren.

Asignación

Una asignación es una inversión de una publicación. Las asignaciones pueden ocurrir debido al envío de una duplicación, disputas o a una mala deuda. A pesar de un pago cancelado a través del sistema de punto de venta puede crear una publicación de interfaz negativo, se trata de una corrección en lugar de una indemnización por que los ingresos no se reducen. Las asignaciones son siempre publicaciones manuales, y los jefes de departamento generalmente revisan e investigan grandes subsidios que afectarían gravemente a los ingresos antes de autorizar su publicación.

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