Tipos de comunicación para la realización de un proyecto exitoso

Escrito por marie-pier rochon | Traducido por laura gonzalez
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Tipos de comunicación para la realización de un proyecto exitoso
Conoce qué canales de comunicación debes utilizar con los miembros del equipo, los directores ejecutivos y los clientes para aumentar tus posibilidades de éxito del proyecto. (Jupiterimages/Brand X Pictures/Getty Images)

Los gerentes de proyecto experimentados saben que las habilidades de comunicación, liderazgo y organización son el centro de la realización exitosa de cualquier proyecto. Saber cómo sobresalir en la comunicación con los altos ejecutivos, clientes, proveedores y miembros del equipo, todo mientras se coordinan varios aspectos del proyecto en cuestión, requiere de habilidades y conocimiento de los tipos de comunicación involucrados. Subestimar la importancia de la comunicación para la realización del proyecto con éxito es un camino seguro hacia el fracaso. Evita este error conociendo los tipos de comunicación involucrados y el lugar que cada uno ocupa en el proceso de finalización del proyecto.

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Comunicación ascendente

Comunícate con un ejecutivo de alto nivel para destacar los problemas, los riesgos y las expectativas del proyecto. Obtener la participación de los ejecutivos es crucial, ya que determinará el nivel de compromiso de los gerentes y afirmará la importancia del proyecto. Esto podría marcar una diferencia entre un proyecto aprobado y financiado por la organización antes de que su planificación haya comenzado, o una lucha constante por demostrar la necesidad del proyecto hasta el último minuto. La comunicación ascendente generalmente se logra a través de informes de estado, diagramas de proyectos, actualizaciones de correo electrónico, reuniones cara a cara, y un plan integral de comunicación.

Comunicación lateral

Comunícate con los clientes, proveedores y gerentes funcionales mediante la comunicación lateral. Este tipo de comunicación es esencial para asegurar las negociaciones de los recursos, los presupuestos y la asignación de tiempo de los empleados. En las grandes organizaciones, esto podría significar negociar con otros gerentes para compartir partes de tu presupuesto y el tiempo de tus empleados para la finalización del proyecto. La comunicación lateral con el cliente es también crucial para garantizar que el alcance del proyecto esté bien definido y que las expectativas sean claras. Esto asegurará la satisfacción del cliente con los resultados finales y el proyecto será considerado un éxito. Los planes de comunicación, las declaraciones de trabajo, los contratos y los correos electrónicos son los principales medios de comunicación. También se pueden utilizar reuniones e informes del estado del proyectos para este tipo de comunicación.

Comunicación descendente

Cuando el gerente del proyecto se comunica con los miembros de su equipo, este tipo de comunicación se considera descendente. En la mayoría de los proyectos, la mayoría de las comunicaciones serán descendentes. Esta comunicación tiene por objeto orientar a los miembros del equipo, asignar y coordinar las tareas y registrar el progreso del proyecto, así como también el cambio y la gestión de conflictos. Las principales herramientas utilizadas en este tipo de comunicación incluyen interacciones verbales, correos electrónicos, agendas, calendarios y reuniones de equipo, así como también gráficos de proyectos, informes y planes.

Habilidades básicas de comunicación

Sin importar el tipo de comunicación que estés utilizando, hay habilidades básicas de comunicación que cada gerente de proyecto debe poseer. Estas incluyen la escucha activa, la comunicación clara de la visión y los objetivos del proyecto y el fomento de la colaboración, así como también establecer la confianza y el respeto. Fuertes habilidades de comunicación te darán mayores posibilidades de éxito en el proyecto, pues permitirá al gerente del proyecto exudar tacto, diplomacia, liderazgo y experiencia en todos los tipos de comunicación involucrados.

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