Cómo tomar mensajes para un jefe

Escrito por trisha bartle | Traducido por natalia pérez
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Cómo tomar mensajes para un jefe
Escribe cada mensaje en un papel distinto. (Jupiterimages/Comstock/Getty Images)

Los días de las asistentes administrativas están llenos de múltiples tareas incluyendo organizar agendas, enviar correos electrónicos y manejar proyectos. Además, a veces es necesario tomar un mensaje para tu jefe cuando no está disponible. Un mensaje poco claro o mal escrito puede frustrar a tu jefe. Si quieres impresionarlo, proporciona un mensaje detallado resumiendo la naturaleza de la llamada y el pedido de respuesta. Aún si no eres una asistente administrativa, puedes ocasionalmente tomar mensajes para un jefe que no se encuentra disponible.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

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Instrucciones

    Durante la llamada

  1. 1

    Pregúntale a quien llama si le gustaría dejar un mensaje. Si la respuesta es "no", toma un momento para alentarlo a que lo haga. Dile que tu jefe estará en reuniones todo el día, por lo que volver a llamar puede no ser la mejor opción.

  2. 2

    Pídele a quien llama que de un mensaje detallado. Algunas personas contestarán "sólo haz que me llame". Desafortunadamente, tu jefe puede no estar satisfecho con un mensaje tan vago. En ese caso, contesta: "Seguro, ¿De que se trata?".

  3. 3

    Pide un nombre completo a quien llame. Los primeros nombres pueden causar confusión a jefe. Simplemente pregunta: "¿Puede darme su nombre completo?" cuando tomes el mensaje.

  4. 4

    Pide el número de teléfono de quien llame. Aunque esto puede parecer obvio, es fácil olvidarse el número cuando estás concentrado en otros aspectos de la llamada. Si quien llama prefiere ser contactado por correo, también toma nota de ello.

  5. 5

    Escribe toda esta información en un borrador a medida que haces las preguntas. Escribe la fecha y hora de la llamada también.

    Pasando el mensaje en limpio

  1. 1

    Organiza tus notas para la llamada en una pequeña hoja de papel. Cada mensaje debe llenar sólo una hoja. Evita escribir más de un mensaje en cada una.

  2. 2

    Escribe la fecha y hora de la llamada, seguidas del nombre y apellido de la persona que llama al principio del papel. Si también te dio su puesto o su relación con tu jefe, como por ejemplo contador o proveedor, escríbelo aquí también.

  3. 3

    Resume el propósito de la llamada en una oración corta. Escribe esto debajo del nombre de quien llama. Sé breve y específico para que tu jefe no tenga que adivinar al respecto.

  4. 4

    Escribe al número de teléfono de quien llama al finalizar el mensaje.

  5. 5

    Escribe "URGENTE" en mayúsculas en la esquina superior derecha de la nota si la llamada era muy importante. La mayoría de los mensajes telefónicos no entra en esta categoría. Los mensajes urgentes tienen que ver con emergencias familiares o problemas de negocios que podrían tener un amplio efecto negativo en la compañía.

  6. 6

    Presenta los mensajes a tu jefe tan pronto como se encuentre disponible. Cuando le des cada mensaje, léelo en voz alta. De esta manera, no hay posibilidades de que no recibe un mensaje importante.

Consejos y advertencias

  • Presta atención a cuándo hablar. Si un mensaje es realmente una emergencia, especialmente con la familia de tu jefe, interrumpe y dile sobre la llamada urgentemente. Algunas cosas en la vida son más importantes que una reunión de negocios.

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