Cómo utilizar Excel para controlar la asistencia en una guardería

Escrito por lynn burbeck | Traducido por carlos alberto feruglio
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Cómo utilizar Excel para controlar la asistencia en una guardería
Cumple con las regulaciones estatales y federales al mantener un registro detallado de asistencia. (Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images)

Si tienes una guardería u otro tipo de centro para el cuidado de niños, es importante que realices un seguimiento de la asistencia de cada uno que esté inscrito actualmente. Las herramientas de Microsoft Excel hacen que sea relativamente sencillo para los maestros y administradores escolares controlar la asistencia, ya sea que desees realizarlo en forma semanal, mensual o anual. En función de cómo deseas ver los datos de la hoja de cálculo, puedes crear gráficos y diagramas para representar la presencia o ausencia de cada niño en tu guardería.

Nivel de dificultad:
Moderado

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Instrucciones

    Crear la plantilla

  1. 1

    Abre un nuevo libro de Excel con 13 hojas de trabajo. Puedes agregar hojas de cálculo haciendo clic en las pestañas en la parte inferior de la página. Cada una debe representar un mes, con la hoja de cálculo final utilizada para las tabulaciones del año hasta la fecha.

  2. 2

    Combina las celdas de C1 a AI1. Escribe el nombre del mes, seguido del año en la celda combinada. Centra el texto, aumenta el tamaño de letra negrita y las letras para hacer que el encabezado sea visible. Añade color y otros elementos de diseño que se adapten a tus preferencias.

  3. 3

    Escribe el título "Apellido" en el campo A2 y "Nombre" en el campo B2. Haz que el texto se destaque haciendo la letra negrita y aumentando el tamaño del texto.

  4. 4

    Agrega una columna final al término de la celda AJ1 para tabular automáticamente el número de ausencias en el mes. Esta columna va a utilizar el formato condicional para determinar el número de días que cada niño ha estado ausente.

  5. 5

    Introduce las fechas del mes en las columnas entre C2 y AI2. Aplica sombreado a los días festivos y los fines de semana, cuando no vas a tomar registros de asistencia.

  6. 6

    Escribe el nombre y apellido de cada niño en las filas debajo de los encabezados de columnas correspondientes. Ordena la información por apellido, clase, o una combinación de ambos.

  7. 7

    Copia y pega esta plantilla en las 12 hojas de trabajo. No obstante, deberás personalizar la información en cada una cambiando el encabezado por el mes correcto y actualizando las fechas para representar el número correcto de días en el mes.

  8. 8

    Crea un código para completar el registro de asistencia. Tal vez, "P" para presentes y "A" para ausentes.

  9. 9

    Inserta una fórmula en la columna del mes hasta la fecha para tabular automáticamente cuántas ausencias cada niño tiene por mes. Si estás utilizando "A" para ausentes, la fórmula para el primer niño es: CONTAR.SI ($ C3: $ CAI3, "A"). La fórmula mixta de celdas se puede copiar y pegar en cada fila de la columna.

    La fórmula anterior supone que C3 es la primera entrada del mes para el primer niño que aparece en la hoja de cálculo. Modifica la fórmula según lo necesites para que los campos seleccionados incluyan todo el rango de fechas para el mes.

  10. 10

    Copia las fórmulas en cada una de las 12 hojas de trabajo. Vuelve a comprobar las fórmulas para asegurarte de que sean correctas.

  11. 11

    Copia y pega los nombres y apellidos de los niños en la última hoja de cálculo si deseas tabular el número de ausencias en el transcurso del año. Asegúrate de incluir los encabezados correspondientes, según sea necesario.

    Tabulación de la suma del año a la fecha

  1. 1

    Crea una fórmula para tabular el número de ausencias de cada niño en la guardería. Para crearla, escribe "= suma (" en el campo del año hasta la fecha para el primer niño de la lista.

  2. 2

    Haz clic en la primera hoja de cálculo y sobre el total mensual por el primer niño de la lista.

  3. 3

    Mantén presionada la tecla "Shift" en el teclado y haz clic en el final del mes de la hoja de cálculo. Haz clic en el total mensual para el primer niño de la lista y pulsa "Enter". La fórmula se verá parecida a, "suma = ('Enero: Diciembre'! AI3)."

  4. 4

    Copia y pega la fórmula en la columna del año a la fecha de cada niño en la lista.

Consejos y advertencias

  • Para copiar y pegar las fórmulas correctamente, todos los nombres deben estar en el mismo orden exacto. Si necesitas añadir nombres a través del año para dar cuenta de los estudiantes entrantes, necesitarás ajustar las fórmulas, según sea necesario.

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